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Source: http://feeds2.feedburner.com/bertschytechblog

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<description>Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</description>
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<title>Microsoft 365 Copilot: Überblick und Tipps zur Einführung</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Mon, 23 Oct 2023 13:45:23 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[AI]]></category>
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Der Beitrag <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch/2023/10/microsoft-365-copilot-ueberblick-und-tipps-zur-einfuehrung">Microsoft 365 Copilot: Überblick und Tipps zur Einführung</a> erschien zuerst auf <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch">Bertschy Informatik - Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</a>.
]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Am 1. November 2023 ist es nun so weit: Microsoft 365 Copilot, der im März 2023 mit viel Tamtam vorgestellt worden ist, geht offiziell an den Start. Enterprise-Kunden können ab diesem Datum Add-on-Lizenzen (seit dem 16. Januar können nun auch KMUs den Copiloten lizenzieren, <a href="https://blogs.microsoft.com/blog/2024/01/15/bringing-the-full-power-of-copilot-to-more-people-and-businesses/">die Mindestabnahme von 300 Lizenzen wurde aufgehoben</a>) für den KI-Helfer erwerben. Etwas später können dann auch mittlere und kleine Unternehmen den Copiloten für ihre Benutzer lizenzieren.
Der KI-Assistent könnte eine der wichtigsten Neuerungen in der Geschichte von Microsoft 365 überhaupt sein. Korrekt eingesetzt, soll er schnelleres und effizienteres Arbeiten als je zuvor möglich machen und Anwender bei einer Vielzahl von Aufgaben im Arbeitsalltag unterstützen können. Dazu gehören etwa das Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten, Beantworten von Fragen zum Unternehmen, Zusammenfassen von Informationen oder Generieren von Ideen und Konzepten.
Die Einführung des Copiloten in einem Unternehmen ist allerdings nicht so trivial, wie das Aufschalten einer neuen M365-App. Damit sich die Lizenzkosten von 30 US-Dollar pro Benutzer pro Monat auch tatsächlich auszahlen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören beispielsweise eine möglichst aktuelle Datengrundlage, auf die der Copilot zugreifen kann, ein griffiges Berechtigungskonzept und im Umgang mit KI geschulte Benutzer.
Dieser Blogartikel soll einen umfassenden Überblick über das Copilot-Öko-System in Microsoft 365 liefern und aufzeigen, welche Voraussetzungen und Vorbereitungen notwendig sind. Der Blogpost wird laufend aktualisiert. Ausserdem sind weitere Beiträge in Planung, die tiefer ins Detail gehen werden.
<hr />
<h5>Artikel-Aktualisierungen</h5>
<ul>
<li>Ergänzt: Bing Chat und Bing Chat Enterprise heissen neu Copilot (15.11.2023)</li>
<li>Zugefügt: Copilot für Microsoft Planner (4.12.2023)</li>
<li>Zugefügt: Copilot Studio (4.12.2023)</li>
<li>Aktualisiert: Mindestabnahme von 300 Lizenzen entfällt, Copilot steht nun auch für die Small-Business-Pläne von M365 zur Verfügung (17.1.2024)</li>
<li>Aktualisiert: Verfügbarkeit für O365 E3/A3 und O365 E5/A5 (17.1.2024)</li>
</ul>
<hr />
<h2>Was ist der Microsoft 365 Copilot?</h2>
Microsoft 365 Copilot (neu spricht Microsoft auch vom “Copilot für Microsoft 365”) basiert auf dem Large Language Model (LLM) GPT-4, das dazu verwendet wird, Texteingaben durch den Benutzer zu verarbeiten und entsprechende Rückmeldungen zu generieren. Bei GPT-4 handelt es sich um dasselbe Sprachmodell, welches auch bei ChatGPT oder Bing Chat zum Einsatz kommt.
Im Gegensatz zu diesen beiden AI-Chatbots, die öffentliche Informationen aus dem Internet verwenden, kann der Microsoft 365 Copilot Informationen aus dem lokalen Microsoft-365-Tenant abrufen und verarbeiten. Zu diesen Informationen gehören unter anderem Kalenderdaten, E-Mails, Chat-Nachrichten, Dokumente, Meetings oder Kontakte. So kann man beispielsweise Copilot bitten, eine E-Mail an seinen Chef über den Status von Projekt X zu entwerfen. Copilot sucht dann die entsprechenden Informationen aus aktuellen E-Mails, Chats und Dokumenten zusammen und entwirft eine E-Mail-Nachricht mit den relevanten Details.
<figure id="attachment_4991" aria-describedby="caption-attachment-4991" style="width: 960px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Outlook-Create-Draft.gif"><img decoding="async" class="size-full wp-image-4991" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Outlook-Create-Draft.gif" alt="Microsoft 365 Copilot kann Anwender bei zahlreichen Aufgaben im Büroalltag unterstützen, z.B. beim Verfassen von E-Mails." width="960" height="540" /></a><figcaption id="caption-attachment-4991" class="wp-caption-text">Microsoft 365 Copilot kann Anwender bei zahlreichen Aufgaben im Büroalltag unterstützen, z.B. beim Verfassen von E-Mails. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
Für den Zugriff auf die Daten verwendet der Copilot die Microsoft Graph API. Über diese wird auch sichergestellt, dass nur auf jene Daten zugegriffen werden kann, auf welche der jeweilige Benutzer mindestens Leseberechtigung hat. Ein weiterer wichtiger Unterschied zu ChatGPT und Bing Chat ist, dass das Sprachmodell in einer geschützten Umgebung in der Microsoft-365-Cloud betrieben wird. Laut Microsoft bleiben alle verarbeiteten Daten innerhalb der gesicherten Umgebung von Microsoft 365. Zudem betont Microsoft, dass keine Unternehmens- und Benutzerdaten für das Training von Sprachmodellen verwendet werden.
 
<div style="background-color: #f2f2f2; padding: 20px; border-radius: 5px;">
<h4 style="color: black;">Angebot: Governance für Microsoft Teams</h4>
Benötigen Sie Unterstützung im Bereich Teams-Governance oder möchten Sie eine umfassende Governance-Strategie für Ihre Teams-Infrastruktur entwickeln? Auf meiner <a href="https://www.bertschy.ch/services">Angebotsseite zu «Governance für Microsoft Teams» erfahren Sie mehr!</a>
</div>
 
<h2>Die Copiloten in Microsoft 365</h2>
Genau genommen handelt es sich beim Microsoft 365 Copilot nicht um einen einzigen universellen AI-Assistenten, sondern um eine ganze Palette an spezialisierten Copiloten, welche direkt innerhalb verschiedener Microsoft-365-Apps zur Verfügung stehen. Je nach Anwendung unterstützt der jeweilige Copilot unterschiedliche Funktionen. Dabei kann der Microsoft 365 Copilot direkt mit der jeweiligen Anwendung kommunizieren und Aufgaben erledigen. Der Copilot in Excel kann beispielsweise direkt auf Tabellen zugreifen, um Formatierungen oder Analysen durchzuführen.
Zum Start am 1. November wird der Copilot für Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Teams und Loop zur Verfügung stehen. Weitere Copiloten sind zudem für SharePoint, OneDrive, Whiteboard und Stream angekündigt worden und sollen bereits kurz nach Release nachgereicht werden. Nachfolgend ein Überblick über die verschiedenen Copiloten in Microsoft 365 und deren Möglichkeiten:
<h3>Copilot in Word</h3>
Der Copilot in Word bietet Funktionen für das Erstellen von Entwürfen oder Outlines sowie für das Generieren von Texten aus Daten (z.B. aus einer Excel-Tabelle). Ausserdem hilft er dabei, Titel und Zwischentitel zu optimieren, Layoutanpassungen durchzuführen, den Sprachstil zu ändern und Zusammenfassungen oder Schlussfolgerungen zu erzeugen. Praktisch: Neben dem Chat-Fenster lässt sich auch eine Copilot-Dialoge-Box (siehe Bild unten) direkt im Editor einblenden. Damit können beispielsweise Textabschnitte verlängert oder Vorschläge für einen möglichen nächsten Satz eingeblendet werden.
<figure id="attachment_4977" aria-describedby="caption-attachment-4977" style="width: 960px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/microsoft-365-Copilot-In-Word-Draft-Proposal-1.gif"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4977" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/microsoft-365-Copilot-In-Word-Draft-Proposal-1.gif" alt="Copilot in Word kann anhand von bestehenden Dokumenten ein komplettes Konzept entwerfen." width="960" height="540" /></a><figcaption id="caption-attachment-4977" class="wp-caption-text">Copilot in Word kann anhand von bestehenden Dokumenten ein komplettes Konzept entwerfen. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h3>Copilot in Excel</h3>
In Excel kann der Microsoft 365 Copilot Benutzern bei der Analyse von Daten helfen, Trends erkennen und Informationen zusammenfassen. Ausserdem unterstützt der Copilot die Anwender bei der Formatierung von Tabellen, erstellt Charts oder kann bei der Umsetzung von Pivot-Tabellen helfen. Auch beim Arbeiten mit Formeln kann man sich unter die Arme greifen lassen: So kann Copilot Excel-Funktionen oder komplexe Formel erklären oder durch Prompt-Eingaben wie zum Beispiel “Füge eine Spalte hinzu, welche die Veränderung der Quartalsumsätze in Prozenten wiedergibt” die Formel direkt eine Tabelle einfügen.
<figure id="attachment_4970" aria-describedby="caption-attachment-4970" style="width: 2500px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4970" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel.png" alt="Copilot in Excel unterstützt beim Erstellen von Formeln und Aufbauen von Tabellen." width="2500" height="1400" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel.png 2500w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel-300x168.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel-1024x573.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel-600x336.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel-768x430.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel-179x100.png 179w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Excel-562x315.png 562w" sizes="(max-width: 2500px) 100vw, 2500px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4970" class="wp-caption-text">Copilot in Excel unterstützt beim Erstellen von Formeln und Aufbauen von Tabellen. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h3>Copilot in PowerPoint</h3>
Der Copilot in PowerPoint kann bestehende Text-Dokumente in eine Präsentation umwandeln. Zudem kann er textlastige Slides auflockern, indem er prägnante Aufzählungspunkte und Gestaltungselemente hinzufügt. Die Integration mit dem KI-Bildgenerator DALL-E ermöglicht es, Präsentationsfolien mit individuellen Bildern aufzuhübschen. Darüber hinaus kann der Copilot Zusammenfassungen und Q&As generieren und ganze Präsentationen umstrukturieren.
<figure id="attachment_4972" aria-describedby="caption-attachment-4972" style="width: 2500px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4972" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint.png" alt="Copilot in PowerPoint hilft beim Erstellen und Strukturieren von Präsentationen." width="2500" height="1400" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint.png 2500w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint-300x168.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint-1024x573.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint-600x336.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint-768x430.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint-179x100.png 179w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-PowerPoint-562x315.png 562w" sizes="(max-width: 2500px) 100vw, 2500px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4972" class="wp-caption-text">Copilot in PowerPoint hilft beim Erstellen und Strukturieren von Präsentationen. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h3>Copilot in Outlook</h3>
Der Copilot in Outlook stellt eine Reihe von Hilfen bereit, um die zeitintensive Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs zu beschleunigen. Eine Triage-Funktion hebt beispielsweise wichtige E-Mails hervor, die zuerst bearbeitet werden sollten. Darüber hinaus kann der Copilot E-Mail-Antworten anhand des Gesprächskontexts generieren und Tipps zum Schreibstil und zur Tonalität geben. Nachträgliche Anpassungen des Stils von ganzen Nachrichten sind ebenso möglich wie das Erstellen von übersichtlichen Zusammenfassungen von ganzen E-Mail-Threads.
<h3>Copilot in Teams</h3>
Benutzer können den Copiloten in jedem Chat von Microsoft Teams aktivieren. Dabei kann man sich beispielsweise den ganzen Chat-Inhalt der letzten 30 Tage zusammenfassen lassen und so einen Überblick über die Highlights einer Diskussion erhalten. Der Copilot lässt sich auch für die Vorbereitung auf ein Meeting heranziehen: So kann man den AI-Assistenten anweisen, alle aktuellen Informationen (Dokumente, E-Mails, Chat-Nachrichten) zusammenzustellen, die mit einem bestimmten Projekt in Zusammenhang stehen. Auch kann der Copilot in Teams das Transkript eines Meetings auswerten, etwa um nachträglich Fragen zu beantworten, To-do-Listen zu erstellen oder getroffene Entscheide sowie offene Fragen aufzulisten.
<figure id="attachment_4969" aria-describedby="caption-attachment-4969" style="width: 999px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-in-Teams-Prepare-Meeting.gif"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4969" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-in-Teams-Prepare-Meeting.gif" alt="Copilot in Teams hilft bei der Vorbereitung auf ein Meeting." width="999" height="562" /></a><figcaption id="caption-attachment-4969" class="wp-caption-text">Copilot in Teams hilft z.B. bei der Vorbereitung auf ein Meeting. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h3>Copilot in OneNote</h3>
Der Copilot in OneNote kann Notizen zusammenfassen und To-do-Listen generieren. Zudem kann er Pläne und Konzepte generieren und bei der Organisation von Informationen helfen.
<h3>Copilot in Loop</h3>
Ähnlich wie OneNote lässt sich der Copilot auch hier für Konzepte und Brainstorming heranziehen. Der Copilot lässt sich im Loop-Editor als Dialogbox einblenden (siehe Bild), mit welcher dann die gewünschten Anweisungen abgesetzt werden können. Eine Besonderheit in Loop ist, dass mehrere Personen gleichzeitig mit dem Copiloten arbeiten können.
<figure id="attachment_4978" aria-describedby="caption-attachment-4978" style="width: 2500px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4978" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1.png" alt="In Microsoft Loop lässt sich der Copilot direkt auf der Arbeitsoberfläche nutzen." width="2500" height="1400" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1.png 2500w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1-300x168.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1-1024x573.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1-600x336.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1-768x430.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1-179x100.png 179w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Loop-1-562x315.png 562w" sizes="(max-width: 2500px) 100vw, 2500px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4978" class="wp-caption-text">In Microsoft Loop lässt sich der Copilot direkt auf der Arbeitsoberfläche nutzen. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h2>Die Roadmap für die weiteren angekündigten Copiloten</h2>
Die nachfolgenden Copiloten stehen nicht bereits zum Launch am 1. November zur Verfügung, sollen aber relativ kurz nach dem Start ebenfalls ausgerollt werden.
<h3>Copilot in Stream</h3>
Der Copilot in Stream kann Inhalte von Videos auswerten. Damit werden Benutzer in der Lage sein, Fragen zum Inhalt eines Videos zu stellen. Ausserdem können Zusammenfassungen für Videos generiert und relevante Punkte aufgelistet werden. Ausserdem lässt sich über den Copiloten herausfinden, wann welche Personen gesprochen haben und an welchen Stellen bestimmte Themen erwähnt worden sind. (Verfügbar im 1. Quartal 2024)
<figure id="attachment_4973" aria-describedby="caption-attachment-4973" style="width: 2047px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4973" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream.png" alt="Copilot in Stream kann Textzusammenfassungen von Videos generieren und Fragen aus dem Video-Inhalt beantworten." width="2047" height="1220" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream.png 2047w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-300x179.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-1024x610.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-600x358.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-768x458.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-168x100.png 168w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-567x338.png 567w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-in-Stream-555x331.png 555w" sizes="(max-width: 2047px) 100vw, 2047px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4973" class="wp-caption-text">Copilot in Stream kann Textzusammenfassungen von Videos generieren und Fragen aus dem Video-Inhalt beantworten. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h3>Copilot in SharePoint</h3>
Mit Hilfe des Copiloten in SharePoint werden sich SharePoint-Pages auf Basis von Sprache und bestehenden Inhalten erzeugen lassen. So wird man beispielsweise auf der Grundlage eines Word-Dokuments mit Produktspezifikationen eine passende Produktseite in SharePoint generieren können. Im Dialog mit dem Copiloten wird man interaktiv weitere Anpassungen vornehmen können (z.B. “Mache die Headlines grösser” oder “Füge nach dem ersten Absatz ein Bild zur Illustration ein”. Microsoft hat zudem angekündigt, dass sich mit Hilfe des AI-Assistenten ganze SharePoint-Sites generieren lassen. (Verfügbar Q1 2024)
<h3>Copilot in OneDrive</h3>
Auch OneDrive wird einen Copiloten erhalten. Dieser kann Benutzer beim Suchen nach Dokumenten unterstützen. Zum Beispiel kann gefragt werden: “Stelle mir alle Dateien zusammen, die mit mir zum Thema ‘Projekt X’ geteilt worden sind”. Weiter kann der Copilot in OneDrive Dokumente zusammenfassen oder Fragen zu deren Inhalt beantworten. Wichtig zu erwähnen ist noch, dass der OneDrive-Copilot auch in in den SharePoint-Dokumentbibliotheken zur Verfügung steht. (Verfügbar Q1 2024)
<h3>Copilot in Whiteboard</h3>
In Whiteboard soll der Copilot direkt beim Brainstorming helfen und die Teilnehmer mit Vorschlägen zu neuen Ideen inspirieren. Ausserdem kann der AI-Assistent beim Umstrukturieren von Post-its helfen und diese auf Wunsch nach verschiedenen Kriterien umplatzieren. Ausserdem wird der Copilot in der Lage sein, von einem auf dem Board erstellten Diagramm einen zusammenfassenden Text zu erzeugen.
<h3>Copilot für Planner</h3>
Mitte November hat Microsoft auch einen Copiloten für den generalüberholten Microsoft Planner vorgestellt. Dieser kann Anwendern bei der Erstellung von Projektplänen helfen und Auskunft über laufende Projekte in Bezug auf Arbeitsfortschritte, Prioritäten und Ressourcenauslastung geben.
<h3>Copiloten in Viva</h3>
Auch die meisten Produkte der Viva-Reihe werden mit einem AI-Assistenten ausgestattet. Dazu gehört etwa der Copilot für Viva Engage (ehemals Yammer), der beim Kreieren von Postings hilft, Zusammenfassungen von Communities erstellt und Trends erkennen kann. Der Copilot in Viva Learning schlägt kuratierte Lernpfade und Zusammenfassungen vor, die auf bestimmte Rollen und Lernbedürfnisse zugeschnitten sind. Mit dem Copiloten in Viva Topics erfahren Mitarbeitende mehr über wichtige Themen und verwandte Projekte. Weitere Copiloten sind für Viva Goals, Viva Sales und Viva Glint angekündigt.
Die Copiloten in Viva werden nicht von der Copilot-Lizenz für Microsoft 365 abgedeckt. Stattdessen wird für deren Verwendung ein Abonnement für die Viva Suite benötigt.
<figure id="attachment_4979" aria-describedby="caption-attachment-4979" style="width: 1600px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4979" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1.png" alt="Copilot in Viva Engage unterstützt beim Erstellen von Beiträgen." width="1600" height="958" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1.png 1600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-300x180.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-1024x613.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-600x359.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-768x460.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-167x100.png 167w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-565x338.png 565w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Viva-Engage-Copilot-1-553x331.png 553w" sizes="(max-width: 1600px) 100vw, 1600px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4979" class="wp-caption-text">Der Copilot in Viva Engage unterstützt beim Erstellen von Beiträgen. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h3>Copiloten in der Power Plattform</h3>
Power Apps und Power Automate erhalten ebenfalls AI-Helfer. So wird es etwa möglich sein, eine App oder einen Flow aufgrund einer einfachen Lösungsbeschreibung (“Erstelle mir eine App, mit der ich ein Hardware-Inventar verwalten kann”) zu generieren. Ausserdem unterstützt der Copilot die Benutzer auch während der Entwicklung, etwa beim Erzeugen von komplexen Formeln oder beim Datenbank-Design in Microsoft Dataverse. Die Copiloten für Power Automate und Power Apps werden derzeit ausgerollt.
<h2>Copilot Studio</h2>
Mitte November 2023 hat Microsoft an ihrer Ignite-Konferenz Copilot Studio angekündigt. Dabei handelt es sich um eine aufgebohrte Variante von Power Virtual Agents, mit dem Unternehmen eigene Copiloten entwickeln können. Das Low-Code-Tool erlaubt es, eigene Chats-Bots zu erstellen. Dabei lassen sich neu auch eigene Datenquellen (Web Sites, Dokumente), Plug-Ins und sogenannte GPTs (<a href="https://openai.com/blog/introducing-gpts">individuell angepasste ChatGPT-Versionen</a>) integrieren. Power Virtual Agents wird komplett von Copilot Studio ersetzt. Ausserdem wird Copilot Studio Teil der M365-Copilot-Addon-Lizenz sein.
<h2>Microsoft 365 Chat</h2>
Eine weitere wichtige Komponente des Copilot-Angebots ist der Microsoft 365 Chat (ursprünglich unter dem Namen Business Chat angekündigt). Dabei handelt sich um einen KI-Chatbot, der auf den ersten Blick wie Bing Chat (Enterprise) aussieht, im Unterschied dazu allerdings auf Daten innerhalb des eigenen Microsoft-365-Tenants zugreifen kann (siehe Abschnitt “Bing Chat Enterprise vs. Microsoft 365 Copilot”).
Microsoft 365 Chat kann sowohl über eine interne Website als auch direkt in Microsoft Teams via Chat genutzt werden. Im Gegensatz zu den auf die jeweiligen Anwendungen spezialisierten Copiloten, ermöglicht Microsoft 365 Chat App-übergreifendes arbeiten. Zum Beispiel könnte damit der folgende Prompt abgesetzt werden: “Stelle mir die aktuellen Umsatzzahlen aus den Shops in Skandinavien aus Dokument01.xlsx zusammen und bereite eine E-Mail-Nachricht mit den Zahlen in einer Tabelle vor”. Natürlich kann man via Microsoft 365 Chat auch konkrete Fragen zum Unternehmen oder Projekten stellen: “Wie viel Geld haben wir für das Projekt X ausgegeben; und wieviel Budget haben wir dafür noch übrig?” Wie in ChatGPT oder Bing Chat können mehrstufige Konversationen geführt werden, so dass man sich durch Nachfragen an weitere Details herantasten kann.
<figure id="attachment_4967" aria-describedby="caption-attachment-4967" style="width: 1453px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4967" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat.png" alt="Microsoft 365 Chat ermöglich App-übergreifendes arbeiten mit dem Copiloten und kann allgemeine Fragen zum Unternehmen beantworten." width="1453" height="832" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat.png 1453w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-300x172.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-1024x586.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-600x344.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-768x440.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-175x100.png 175w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-590x338.png 590w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Chat-562x322.png 562w" sizes="(max-width: 1453px) 100vw, 1453px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4967" class="wp-caption-text">Microsoft 365 Chat ermöglicht App-übergreifendes Arbeiten mit dem Copiloten, und kann allgemeine Fragen zum Unternehmen beantworten. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h2>Copilot Lab: Bibliothek für effektive Prompts</h2>
Ein weiteres Schlüsselelement, um optimale Ergebnisse aus der KI herauszukitzeln, ist das Formulieren von guten Prompts mit präzisen Anweisungen und klar umschriebenem Kontext. Vielen Benutzern wird es – zumindest in der Anfangsphase – schwerfallen, optimale Prompts zu formulieren. Dem will Microsoft mit dem Copilot Lab entgegensteuern. Dabei handelt es sich um eine Website mit einer Sammlung von Prompt-Beispielen und Lernhilfen, die aufzeigen, wie effektive Prompts erstellt werden können. Copilot Lab wird Benutzern zudem auch die Möglichkeit bieten, funktionierende Prompts mit anderen Benutzern zu teilen.
<figure id="attachment_4992" aria-describedby="caption-attachment-4992" style="width: 858px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-4992" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab.png" alt="" width="858" height="692" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab.png 1707w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-300x242.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-1024x825.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-600x484.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-768x619.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-124x100.png 124w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-419x338.png 419w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Microsoft-365-Copilot-Lab-411x331.png 411w" sizes="(max-width: 858px) 100vw, 858px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4992" class="wp-caption-text">Via Copilot Lab wird den Anwendern eine Bibliothek mit bewährten Prompts zur Verfügung gestellt. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
<h2>Bing Chat Enterprise vs. Microsoft 365 Copilot</h2>
Als Alternative zu den Microsoft 365 Copiloten bieten die Redmonder mit Bing Chat Enterprise (heisst neu “Copilot with commercial data protection”) einen weiteren KI-Dienst an, der mit sich Microsoft 365 nutzen lässt. Bei Bing Chat Enterprise handelt es sich im Wesentlichen um einen KI-Chatbot analog ChatGPT. Der Unterschied zu ChatGPT ist jedoch, dass die Benutzereingaben innerhalb einer sicheren Umgebung verarbeitet, und nicht für das Training von Sprachmodellen verwendet werden.
<figure id="attachment_4965" aria-describedby="caption-attachment-4965" style="width: 453px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise.png"><img decoding="async" loading="lazy" class=" wp-image-4965" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise.png" alt="Als kostengünstige Alternative zum Microsoft 365 Copilot bietet Bing Chat Enterprise ebenfalls eine sichere KI-Chatbot-Umgebung für Unternehmen." width="453" height="716" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise.png 671w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-190x300.png 190w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-648x1024.png 648w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-600x949.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-63x100.png 63w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-214x338.png 214w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-209x331.png 209w" sizes="(max-width: 453px) 100vw, 453px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4965" class="wp-caption-text">Als kostengünstige Alternative zum Microsoft 365 Copilot bietet Bing Chat Enterprise ebenfalls eine sichere KI-Chatbot-Umgebung für Unternehmen. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
 
Bing Chat Enterprise kann jedoch im Gegensatz zum Microsoft Copilot nicht direkt auf Daten in einem Microsoft-365-Tenant zugreifen und auch nicht mit Microsoft-365-Anwendungen interagieren.
Bing Chat Enterprise ist in den M365-Abonnements E3 und E5 bereits enthalten und kann für Firmen eine kostengünstige Alternative zur Microsoft-365-Copilot-Lizenz sein. Für Benutzer ohne M365-Abo wird es zudem eine Standalone-Lizenz für Bing Chat Enterprise geben. Diese soll 5 Dollar pro Monat kosten.
Daneben gibt es auch noch den Microsoft Copilot (ohne den Zusatz “365”). Dabei handelt es sich um einen kostenlosen KI-Assistenten, der in Windows 11, Bing und Microsoft Edge integriert ist. Microsoft Copilot ist in erster Linie für Privat-Anwender gedacht und bietet keine sichere Verarbeitung der eingegebenen Daten.
Update vom 15.11.2023: Für die AI-Chatbots Bing Chat und Bing Chat Enterprise hat Microsoft ein Rebranding angekündigt. Beide Dienste werden künftig schlicht und einfach Copilot heissen. Funktional ändert sich dabei nichts: Wer über geignete Microsoft 365 Lizenz (E3/E5, A3/A5, Business oder Standard) verfügt, kann den Copilot (ehemals Bing Chat Enterprise) in einer geschützten Umgebung nutzen.
Nachfolgend Microsofts drei AI-Chatbot-Angebote im Vergleich:
<figure id="attachment_4966" aria-describedby="caption-attachment-4966" style="width: 2021px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4966" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot.png" alt="Die verschiedenen KI-Chatbot-Lösungen von Microsoft im Vergleich." width="2021" height="1069" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot.png 2021w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot-300x159.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot-1024x542.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot-600x317.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot-768x406.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot-189x100.png 189w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/10/Bing-Chat-Enterprise-versus-Microsoft-Copilot-562x297.png 562w" sizes="(max-width: 2021px) 100vw, 2021px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4966" class="wp-caption-text">Die verschiedenen KI-Chatbot-Lösungen von Microsoft im Vergleich. (Bild: Microsoft)</figcaption></figure>
 
<h2>Voraussetzungen und Lizenzierung</h2>
Um den Microsoft 365 Copilot überhaupt nutzen zu können, sind einige Voraussetzungen wichtig. Hier ein Überblick:
<ul>
<li>Microsoft-365-Lizenzen (Abos): Um den Copilot verwenden zu können, muss einem Benutzer mindestens eines folgenden M365-Abos zugewiesen sein:
<ul>
<li>Microsoft 365 E3 oder E5 für Enterprise</li>
<li>Office 365 E3 oder E5 für Enterprise (neu ab 16. Januar 2024)</li>
<li>Microsoft 365 A3 oder A5 (Education)</li>
<li>Office 365 A3 oder A5 (Education) (neu ab 16. Januar 2024)</li>
<li>Microsoft 365 Business Standard</li>
</ul>
</li>
</ul>
<ul>
<li>M365-Copilot-Add-On-Lizenz: Anwender, denen der Copilot zur Verfügung gestellt werden soll, benötigen zusätzlich zum M365-Abo eine M365-Copilot-Add-On-Lizenz. Diese kostet 30 Dollar pro Benutzer pro Monat. Seit dem 16.1.2024 fällt die Mindestabnahme von 300 Copilot-Lizenzen komplett weg.</li>
<li>Microsoft-Entra-Konto (AAD-Account): Copilot-Benutzer benötigen zwingend ein Microsoft-Entra-Konto (bislang als Azure-Active-Directory-Konto bekannt)</li>
<li>Microsoft 365 Apps for Enterprise: Die Microsoft-365-Copilot-Integration benötigt die neuesten Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote (Current Channel oder Monthly Enterprise Channel verwenden).</li>
<li>OneDrive-Konto: Jeder Copilot-Benutzer benötigt zwingend ein OneDrive-Konto.</li>
<li>Outlook für Windows (“Monarch”): Copilot in Outlook setzt zwingend den neuen <a href="https://office365itpros.com/2023/07/17/outlook-monarch-controls/">Outlook Client für Windows (Codename “Monarch”)</a> voraus. Der bisherige klassische Client von Outlook wird nicht unterstützt.</li>
<li>Teams-Client: Microsoft 365 Copilot unterstützt sowohl die Desktop- als auch die Web-Version von Teams. Es werden sowohl der bisherige Teams-Client als auch der neue Teams-Client (V. 2.1) unterstützt.</li>
<li>Microsoft Loop (optional): Microsoft Loop ist in allen M365-Tenants derzeit standardmässig deaktiviert. Um den Copiloten direkt in den Loop-Arbeitsumgebungen nutzen zu können, muss <a href="https://office365itpros.com/2023/08/09/enable-loop-app-tenant/">die Anwendung erst aktiviert werden</a>.</li>
</ul>
<h2>Tipps zur Einführung von Microsoft 365 Copilot</h2>
Die Einführung des Microsoft 365 Copilot in einem Unternehmen ist alles andere als ein Selbstläufer. Damit sich die Investition in die nicht ganz billige Add-on-Lizenz auszahlt, gibt es einige Dinge, die beachtet werden müssen. Hier einige essenzielle Tipps, wie man sein Unternehmen auf Microsoft 365 Copilot vorbereiten kann:
<ul>
<li>Oversharing und Undersharing vermeiden: Wichtig ist, dass alle Benutzer die passenden Zugriffs-Berechtigungen auf die Daten im M365-Tenant haben. Falls Anwender Zugriff auf Dokumente haben, die nicht für sie bestimmt sind, kann Copilot unter Umständen vertrauliche Informationen preisgeben. Wenn das Berechtigungskonzept zu restriktiv ist, kann Copilot möglicherweise nicht die gewünschten oder nur ungenaue Antworten liefern.</li>
<li>Content ist King: Die Inhalte im M365-Tenant müssen möglichst aktuell sein. Veralteter Content kann zu falschen Antworten führen. Veraltete oder irrelevante Daten sollten daher gelöscht oder archiviert werden.</li>
<li>Daten organisieren: Je klarer die Informationen strukturiert und organisiert sind, desto bessere Ergebnisse kann der Copilot liefern. Zum Beispiel sollten die Dokumente anhand einer logischen Struktur abgelegt sein. Hilfreich ist auch die Verwendung von Metadaten und dass Dokumente klar und selbsterklärend benannt sind.</li>
<li>Klein anfangen und schrittweise ausbauen: Zunächst sollten diejenigen Benutzer im Unternehmen ermittelt werden, welche am meisten vom Einsatz des Copiloten profitieren können. Idealerweise wird ein Pilot-Team gebildet, das in regelmässigem Erfahrungsaustausch steht. Erst nach den ersten Erfahrungen und Learnings sollte damit begonnen werden, den Benutzerkreis auszuweiten.</li>
<li>Training nicht vernachlässigen: Copilot-Anwender müssen nicht nur lernen, präzise Prompts zu formulieren, um optimale Ergebnisse zu erzielen, sondern auch die Rückmeldungen der KI auf Korrektheit und Nutzbarkeit zu bewerten. Daher sollte bei der Einführung des Microsoft 365 Copilot intensiv in das Benutzertraining investiert werden.</li>
</ul>
 
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Ganz egal, ob Sie einfachen Support benötigen, ein neues Intranet konzipieren möchten oder Ihre bestehende SharePoint-Infrastruktur erweitern oder optimieren wollen – gerne helfe ich Ihnen weiter. <a href="https://www.bertschy.ch/kontakt">Nehmen Sie Kontakt mit mir auf und erläutern Sie mir ihr Anliegen.</a>
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</div>
 
<h2>Wichtige Fragen und Antworten</h2>
Werden meine Unternehmensdaten und Prompts für das Training von Sprachmodellen wie GPT-4 verwendet?
Nein, Microsoft nutzt weder Unternehmensdaten noch Prompt-Eingaben für das Training von Sprachmodellen.
Wohin werden die Daten gesendet, welche ich in den Prompt von Microsoft 365 eingebe?
Alle Daten bleiben immer innerhalb einer gesicherten Umgebung von Microsoft 365 und werden über die Azure OpenAI Services verarbeitet.
Kann Microsoft 365 Copilot mit Plug-Ins erweitert werden?
Ja, Microsoft bietet eine Plug-In-Architektur, die kompatibel mit jener von OpenAI ist. Das bedeutet, dass für ChatGPT erstellte Plug-Ins auch mit Microsoft 365 Copilot verwendet werden können. Ausserdem kann Copilot auch mit Power-Plattform-Konnektoren und mit Teams-Message-Extensions erweitert werden. Microsoft hat zudem auf der <a href="https://www.bertschy.ch/2023/06/build-2023-copiloten-plug-ins-azure-ai-studio-und-mehr">build 2023</a> angekündigt, zum Copilot-Launch mehr als 50 Plug-Ins am Start haben zu wollen. Mit dabei sollen Plug-Ins von Adobe, Atlassian, Asana, Canva, Mural oder ServiceNow sein.
Können Daten von externen Anwendungen für Microsoft 365 Copilot zugänglich gemacht werden?
Ja. Neben der Plug-In-Architektur, welche die Interaktion mit externen Systemen erlaubt, können Daten über sogenannte Microsoft-Graph-Konnektoren in die Such-Engine von Microsoft 365 eingebunden werden. Diese können dann auch von Microsoft 365 Copilot verarbeitet werden. Derzeit stehen unter anderem Konnektoren für Jira Cloud, Confluence, ServiceNow, MediaWiki, Salesforce, Websites, Oracle SQL, Azure SQL oder MS SQL Server bereit.
<h2>Fazit</h2>
Microsoft 365 Copilot ist ein vielversprechendes KI-Hilfsmittel, welche das Potential hat, die Produktivität und Kreativität der Anwender erheblich zu steigern. Der KI-Helfer ist aber kein Allheilmittel, welches Antworten und Lösungen für alle Probleme liefert. Der Copilot sollte vielmehr als Werkzeug verstanden werden, das die Anwender unterstützt, aber nicht ersetzt.
Die Qualität der Antworten von Microsoft 365 Copilot hängt stark von der Relevanz und Aktualität der Inhalte ab, die im firmeneigenen Microsoft-365-Tenant abgelegt sind. Die Einführung des Copiloten in einem Unternehmen erfordert zudem einige Voraussetzungen. Dazu gehören neben anderem ein griffiges Berechtigungskonzept, eine gut organisierte Datenstruktur und ein fundiertes Benutzertraining. Letzteres ist besonders wichtig, da der Microsoft 365 Copilot wie ChatGPT zum Halluzinieren neigt, und Benutzer lernen müssen, die Antworten der KI kritisch zu bewerten.
Beitragsbild: KI-generiert mit <a href="https://www.bing.com/images/create/">Bing Image Creator</a>.
Der Beitrag <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch/2023/10/microsoft-365-copilot-ueberblick-und-tipps-zur-einfuehrung">Microsoft 365 Copilot: Überblick und Tipps zur Einführung</a> erschien zuerst auf <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch">Bertschy Informatik - Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</a>.
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<title>Neu: Farbige Ordner in SharePoint und OneDrive</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Wed, 04 Oct 2023 08:15:49 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Modern Intranet]]></category>
<category><![CDATA[SharePoint]]></category>
<category><![CDATA[OneDrive]]></category>
<category><![CDATA[Serie: Modern SharePoint]]></category>
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<description><![CDATA[Ende August 2023 hat Microsoft mit dem Rollout eines neuen Features begonnen, auf das viele Nutzer schon lange gewartet haben: die Möglichkeit, Ordnern eine von 16 vordefinierten Farben zuzuweisen. Die neue Funktion soll bis Ende Oktober 2023 allen Nutzern zur Verfügung stehen. Was sind die Vorteile von farbigen Ordnern? Mit Hilfe von Farben kann die...
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]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Ende August 2023 hat Microsoft mit dem Rollout eines neuen Features begonnen, auf das viele Nutzer schon lange gewartet haben: die Möglichkeit, Ordnern eine von 16 vordefinierten Farben zuzuweisen. Die neue Funktion soll bis Ende Oktober 2023 allen Nutzern zur Verfügung stehen.
 
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<h2>Was sind die Vorteile von farbigen Ordnern?</h2>
Mit Hilfe von Farben kann die Erkennung und Organisation von Ordnern erleichtert werden. Zum Beispiel können verschiedene Farben für verschiedene Projekte, Abteilungen oder Themen verwendet werden. Oder es kann einfach eine auffällige Farbe gewählt werden, um einen wichtigen Ordner hervorzuheben.
<figure id="attachment_4950" aria-describedby="caption-attachment-4950" style="width: 1226px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4950" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection.png" alt="Farben werden über das Kontextmenü des Ordners ausgewählt." width="1226" height="827" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection.png 1226w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-300x202.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-1024x691.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-600x405.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-768x518.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-148x100.png 148w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-501x338.png 501w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-Folders-Selection-491x331.png 491w" sizes="(max-width: 1226px) 100vw, 1226px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4950" class="wp-caption-text">Farben werden über das Kontextmenü des Ordners ausgewählt.</figcaption></figure>
<h2>Wie werden die passenden Farben ausgewählt?</h2>
Die Farbe eines Ordners lässt sich mit wenigen Klicks anpassen. Dazu muss mit der rechten Maustaste auf einen Ordner in SharePoint oder OneDrive geklickt und der Eintrag “Ordnerfarbe” ausgewählt werden. Anschliessend kann aus einem Pop-up-Menü eine von 16 Farben selektiert werden. Alternativ kann die Farbe bereits beim Erstellen eines neuen Ordners festgelegt werden.
<figure id="attachment_4951" aria-describedby="caption-attachment-4951" style="width: 438px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="simple-image-border wp-image-4951 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder.png" alt="Farben können neu auch gleich bei der Erstellung des Ordners selektiert werden." width="438" height="342" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder.png 438w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder-300x234.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder-128x100.png 128w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder-433x338.png 433w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-Colored-New-Folder-424x331.png 424w" sizes="(max-width: 438px) 100vw, 438px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4951" class="wp-caption-text">Farben können neu auch gleich bei der Erstellung des Ordners selektiert werden.</figcaption></figure>
<h2>Was sind die Einschränkungen von farbigen Ordnern</h2>
Bei der Verwendung von farbigen Ordnern gibt es einige Einschränkungen, die man beachten sollte:
<ul>
<li>Keine Synchronisation: Die Ordnerfarben werden nicht mit dem lokalen Computer synchronisiert, sodass sie ausschliesslich im Webbrowser sichtbar sind und nicht im Windows-File-Explorer angezeigt werden.</li>
<li>Keine echten Metadaten: Die zugewiesenen Ordnerfarben sind keine Bestandteile der Metadaten. Damit ist es beispielsweise nicht möglich, nach Farben zu suchen oder zu filtern. Für eine effektive Strukturierung von Daten ist weiterhin die Verwendung von Metadaten oder Document-Sets (Dokumentmappen) notwendig.</li>
</ul>
<h2>Fazit</h2>
Die Einführung farbiger Ordner in SharePoint und OneDrive ist zweifellos eine willkommene Erweiterung, welche die visuelle Organisation von Foldern erleichtert. Trotz einiger Einschränkungen leistet dieses Feature einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Organisation von Dateien auf der Microsoft-365-Plattform.
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<title>SharePoint News für E-Mail: Nachrichten per Mail verteilen</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Thu, 21 Sep 2023 12:50:53 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Modern Intranet]]></category>
<category><![CDATA[SharePoint]]></category>
<category><![CDATA[Serie: Modern SharePoint]]></category>
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<description><![CDATA[Die News-Funktionalität in SharePoint hat sich als wertvolles Feature zur unternehmensweiten Verbreitung von Nachrichten und Informationen im Intranet etabliert. Allerdings standen Unternehmen bislang vor der Herausforderung, dass wichtige Nachrichten von den Mitarbeitenden oft übersehen oder nicht gelesen wurden. Was ist SharePoint News für E-Mail? Um dieser Problematik entgegenzuwirken, führt Microsoft nun das Feature “SharePoint News...
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<content:encoded><![CDATA[Die News-Funktionalität in SharePoint hat sich als wertvolles Feature zur unternehmensweiten Verbreitung von Nachrichten und Informationen im Intranet etabliert. Allerdings standen Unternehmen bislang vor der Herausforderung, dass wichtige Nachrichten von den Mitarbeitenden oft übersehen oder nicht gelesen wurden. 
<h2>Was ist SharePoint News für E-Mail? </h2>
Um dieser Problematik entgegenzuwirken, führt Microsoft nun das Feature “SharePoint News für E-Mail” ein, welches bis Ende September 2023 auf allen M365-Tenants vollständig ausgerollt sein sollte. Diese Funktion erlaubt es, Nachrichtenbeiträge nicht nur auf einer SharePoint-Site zu veröffentlichen, sondern gleichzeitig als komplette HTML-Seite per E-Mail zu versenden. Der Vorteil: Die Empfänger können die Beiträge direkt in ihrem Posteingang lesen ohne den Umweg über die entsprechende SharePoint-Site gehen zu müssen.
 
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</div>
 
<h2>Wie funktioniert SharePoint News für E-Mail? </h2>
SharePoint bietet neu sechs spezialisierte Vorlagen an, mit denen E-Mail-fähige Nachrichten einfach erstellt werden können. Die Erstellung des Nachrichtenbeitrags erfolgt wie bisher und es stehen weitgehend dieselben Seiten-Layoutfunktionen zur Verfügung. Allerdings wurde die Auswahl an Web-Parts (siehe Bild) eingeschränkt, um die Kompatibilität mit den E-Mail-Clients zu gewährleisten.
<figure id="attachment_4905" aria-describedby="caption-attachment-4905" style="width: 1198px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="simple-image-border wp-image-4905 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates.png" alt="SharePoint News für Email: Sechs neue Vorlagen" width="1198" height="835" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates.png 1198w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-300x209.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-1024x714.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-600x418.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-768x535.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-143x100.png 143w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-485x338.png 485w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Templates-475x331.png 475w" sizes="(max-width: 1198px) 100vw, 1198px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4905" class="wp-caption-text">Für die Erstellung von E-Mail-fähigen Newsbeiträgen stellt SharePoint sechs spezialisierte Vorlagen bereit.</figcaption></figure>
Sobald der Verfasser seinen Nachrichtenbeitrag fertiggestellt hat, kann er auf “Posten und Senden” klicken. Der vollständige Beitrag wird dann in einem E-Mail-Fenster angezeigt, in dem die Empfängeradressen hinzugefügt werden können. 
Nachrichten, die im Posteingang eines Benutzers eingehen, können direkt durch Öffnen des Mails gelesen werden. Alternativ kann man den Beitrag per Mausklick auch auf SharePoint lesen. Wichtig zu beachten ist, dass sich Beiträge auch an Personen verschicken lassen, die keinen Zugriff auf die entsprechende SharePoint Site haben. Wer sicher gehen will, kann diese alternativ als Link verschicken. Der Link zu SharePoint funktioniert nur, wenn der Empfänger auf der entsprechenden SharePoint Site, die nötigen Berechtigung hat.
<figure id="attachment_4903" aria-describedby="caption-attachment-4903" style="width: 1056px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4903" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox.png" alt="SharePoint News für E-Mail: Newsbeiträge werden in der E-Mail-Inbox im Volltext angezeigt." width="1056" height="976" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox.png 1056w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-300x277.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-1024x946.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-600x555.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-768x710.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-108x100.png 108w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-366x338.png 366w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Full-Page-In-Inbox-358x331.png 358w" sizes="(max-width: 1056px) 100vw, 1056px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4903" class="wp-caption-text">Newsbeiträge werden in der E-Mail-Inbox in der Originalformatierung in voller Länge angezeigt.</figcaption></figure>
<h2>Fallstricke bei Sicherheit und Datenschutz </h2>
Um sicherzustellen, dass die Informationen innerhalb des eigenen Tenants verbleiben, erlaubt SharePoint für den Mailversand nur die Verwendung von internen Mailadressen von Benutzerkonten, Microsoft-365-Gruppen und Verteilerlisten. Aber Achtung, die Beschränkung auf interne Adressen greift nicht, wenn sich externe Mailadressen auf einer Verteilerliste befinden. In diesem Fall werden Nachrichten trotzdem zugestellt.
<figure id="attachment_4904" aria-describedby="caption-attachment-4904" style="width: 812px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4904" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send.png" alt="SharePoint für E-Mail Post und Send" width="812" height="938" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send.png 812w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send-260x300.png 260w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send-600x693.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send-768x887.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send-87x100.png 87w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send-293x338.png 293w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Post-and-Send-287x331.png 287w" sizes="(max-width: 812px) 100vw, 812px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4904" class="wp-caption-text">Newsbeiträge lassen sich an interne Mailadressen oder Verteilerlisten versenden.</figcaption></figure>
Auch lässt sich nicht verhindern, dass Empfänger Newsbeiträge an externe Personen weiterleiten. Schade, dass Microsoft keine direkte Unterstützung für Sensitivity Labels für den Versand von Nachrichten implementiert hat. Damit könnten externe Weiterleitungen wirksam verhindert werden. 
Der Versand von SharePoint News per E-Mail erfolgt über das Outlook-Konto des Verfassers. Dieser Mechanismus stellt sicher, dass die Nachricht die Exchange Online-Transportpipeline durchläuft. Dadurch können alle relevanten Transportregeln und DLP-Richtlinien angewendet werden, die auf die Nachricht zutreffen. 
<h2>Eigene Templates </h2>
Wie bisher können auch für E-Mail-Nachrichten firmeneigene Templates erstellt werden. Leider hat Microsoft das User Interface bei der Vorlagenauswahl sehr unglücklich gelöst: Die firmeneigenen Pages-Templates, wurden auf ein zweites Register in den Hintergrund verbannt (siehe Bild). Das ist unschön, denn viele Firmen möchten, dass die Benutzer diese hauseigenen Vorlagen verwenden, um einheitliche Seitengestaltung sicherzustellen. Der Umweg über eine separate Registerkarte wirkt dem entgegen.
<figure id="attachment_4902" aria-describedby="caption-attachment-4902" style="width: 594px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="simple-image-border wp-image-4902 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden.png" alt="SharePoint News für E-Mail Vorlagen" width="594" height="372" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden.png 594w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden-300x188.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden-160x100.png 160w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden-540x338.png 540w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/09/SharePoint-News-for-Email-Company-Templates-Hidden-529x331.png 529w" sizes="(max-width: 594px) 100vw, 594px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4902" class="wp-caption-text">Unschön gelöst: Firmeneigene Vorlagen müssen neu über eine zweite Registerlasche abgerufen werden.</figcaption></figure>
<h2>Wichtige Fragen und Antworten </h2>
Lässt sich SharePoint News für E-Mail deaktivieren (z.B. für Firmen, die bereits eine eigene E-Mail-Lösung für News einsetzen)? 
Nein, vorerst ist es nicht möglich, SharePoint News für E-Mail zu deaktivieren. Microsoft erwägt jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Deaktivierung über ein PowerShell-Kommando möglich zu machen. 
Können bereits erstellte News-Seiten in E-Mail-Newsseiten konvertiert werden? 
Nein, das wird derzeit nicht unterstützt. 
Können erstellte E-Mail-fähige Newsseiten zu einem späteren Zeitpunkt erneut als E-Mail (z.B. für Updates) versendet werden? 
Ja, das ist möglich. 
Können neben den News-Seiten auch Standard-SharePoint-Pages per E-Mail verschickt werden? 
Nein, SharePoint News für E-Mail ist ausschliesslich für Nachrichtenbeiträge ausgelegt. Standard-SharePoint-Pages können nicht auf diese Weise versendet werden. 
Werden Abrufe von verschickten News in der Page-View-Statistik berücksichtigt? 
Ja, Abrufe von versendeten Nachrichten werden in der Page-View-Statistik erfasst und mitgezählt. 
Können die E-Mail-Nachrichten auch auf Mobilgeräten angezeigt werden?
Ja, E-Mail-Clients auf Mobilgeräten werden ebenfalls unterstützt.
<h2>Fazit </h2>
Insgesamt ermöglicht die Einführung von “SharePoint News für E-Mail” eine effektive Lösung für die unternehmensweite Verbreitung von Informationen. Mit der Möglichkeit, Beiträge direkt als E-Mail zu versenden wird sichergestellt, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden. Die Integration von eigenen Templates bietet zudem die Chance, einheitliches Branding und Design in der Unternehmenskommunikation zu gewährleisten. Trotz einiger Einschränkungen bietet SharePoint News für E-Mail eine effiziente Möglichkeit, die interne Kommunikation zu optimieren.
 
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<title>Build 2023: Copiloten, Plug-ins, Azure AI Studio und mehr</title>
<link>https://www.bertschy.ch/2023/06/build-2023-copiloten-plug-ins-azure-ai-studio-und-mehr</link>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Thu, 01 Jun 2023 14:20:42 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[AI]]></category>
<category><![CDATA[News & Events]]></category>
<category><![CDATA[Artificial Intelligence]]></category>
<category><![CDATA[Externe Publikationen]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Azure]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Copilot]]></category>
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<description><![CDATA[Für das “Swiss IT Magazine” habe ich einen Newsartikel zu den wichtigsten Ankündigungen von Microsofts Entwicklerkonferenz “build 2023” verfasst, die Ende Mai in Seattle über die Bühne ging. Nachfolgend die wichtigsten Ankündigungen im Schnelldurchlauf: Copilot für Windows 11: Ein KI-Chatbot, der Benutzer bei verschiedenen Aufgaben im Umgang mit Windows unterstützt. Copilot Stack: Ein Architekturmodell...
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]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Für das “Swiss IT Magazine” habe ich einen <a href="https://www.itmagazine.ch/artikel/79799/Microsoft_Build_2023_KI-Copiloten_und_Chatbot-Plug-ins.html">Newsartikel</a> zu den wichtigsten Ankündigungen von Microsofts Entwicklerkonferenz “build 2023” verfasst, die Ende Mai in Seattle über die Bühne ging. 
Nachfolgend die wichtigsten Ankündigungen im Schnelldurchlauf: 
<ul>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="1" data-aria-level="1">Copilot für Windows 11: Ein KI-Chatbot, der Benutzer bei verschiedenen Aufgaben im Umgang mit Windows unterstützt. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="2" data-aria-level="1">Copilot Stack: Ein Architekturmodell für die Entwicklung eigenen Copilot-Chatbots basierend auf grossen Sprachmodellen. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="3" data-aria-level="1">Plug-in-Architektur für KI-Chatbots: Eine Möglichkeit, die Funktionalität von Chatbots durch Plug-ins zu erweitern, die private Daten zugänglich machen. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="4" data-aria-level="1">Azure AI Studio: Ein Werkzeug für die Entwicklung von KI-Anwendungen und Copiloten. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="5" data-aria-level="1">Azure AI Content Safety: Ein neuer Azure-AI-Dienst, der heikle Inhalte in Bildern und Texten erkennt und markiert. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="6" data-aria-level="1">Microsoft Fabric: Eine neue Daten- und Analyseplattform, die Power BI, Data Factory und Synapse kombiniert. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="7" data-aria-level="1">Windows Dev Home: Ein neuer Hub für Windows 11, der es ermöglicht, Entwicklungsumgebungen einzurichten und GitHub-Repos zu verwalten. </li>
<li data-leveltext="" data-font="Symbol" data-listid="1" data-list-defn-props="{"335552541":1,"335559683":0,"335559684":-2,"335559685":720,"335559991":360,"469769226":"Symbol","469769242":[8226],"469777803":"left","469777804":"","469777815":"hybridMultilevel"}" aria-setsize="-1" data-aria-posinset="8" data-aria-level="1">Microsoft Edge for Business: Eine spezielle Business-Variante des Edge-Browsers, die private und berufsbezogene Aktivitäten trennt. </li>
</ul>
Den kompletten <a href="https://www.itmagazine.ch/artikel/79799/Microsoft_Build_2023_KI-Copiloten_und_Chatbot-Plug-ins.html">Artikel lesen Sie hier</a>. Ausserdem ist der Artikel in der Ausgabe 06/2023 des Swiss IT Magazine erschienen.
Bild: Microsoft
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<title>11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (4/4)</title>
<link>https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4</link>
<comments>https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4#respond</comments>
<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Mon, 03 Apr 2023 06:30:28 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Governance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Teams]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365 Groups]]></category>
<category><![CDATA[Serie: Teams Governance]]></category>
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<description><![CDATA[Im ersten Teil dieser Governance-Serie habe ich aufgezeigt, warum es wichtig ist, eine effektive Governance-Strategie für Microsoft Teams zu implementieren. In den Teilen 2 und 3 habe ich acht wichtige Schritte zur Umsetzung einer griffigen Governance vorgestellt. Dieser abschliessende Teil 4 liefert nun drei weitere wichtige Tipps und einen Ausblick, wie Sie die Teams-Governance durch...
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]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Im <a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">ersten Teil</a> dieser Governance-Serie habe ich aufgezeigt, warum es wichtig ist, eine effektive Governance-Strategie für Microsoft Teams zu implementieren. In den Teilen 2 und 3 habe ich acht wichtige Schritte zur Umsetzung einer griffigen Governance vorgestellt. Dieser abschliessende Teil 4 liefert nun drei weitere wichtige Tipps und einen Ausblick, wie Sie die Teams-Governance durch flankierende Massnahmen weiter verbessern können.
<hr />
Überblick über die Serie
<ul>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">Teil 1: Einführung</a></li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">Teil 2: Tipp 1 bis 4</a> 
Tipp 1: Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf 
Tipp 2: Einrichtungsprozess formalisieren und automatisieren 
Tipp 3: Einheitliche Benennung von Teams und Gruppen sicherstellen 
Tipp 4: Teams mit Vorlagen standardisieren</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3">Teil 3: Tipp 5 bis 8</a> 
Tipp 5: Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren 
Tipp 6: Externe Zusammenarbeit sorgfältig planen 
Tipp 7: Besitzerlose Teams (Ownerless Teams) vermeiden 
Tipp 8: Mitgliedschaft und Gastzugänge regelmässig prüfen</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4">Teil 4: Tipp 9 bis 11 & Fazit</a> 
Tipp 9: Den Lebenszyklus eines Teams aktiv verwalten 
Tipp 10: Teams-Umgebung laufend überwachen 
Tipp 11: Governance für Teams-Apps etablieren 
Fazit: Governance – Ein stetiger Prozess</li>
</ul>
<hr />
<h2>9. Den Lebenszyklus eines Teams aktiv verwalten</h2>
Viele Teams in einem Unternehmen werden nur über einen begrenzten Zeitraum benötigt. Ohne entsprechende Massnahmen türmen sich im Laufe der Zeit eine riesige Menge an ungenutzten Teams an, welche den Tenant unnötig überfüllen. Um dem entgegenzuwirken, sollte man sich über den Lebenszyklus und End-of-Life-Massnahmen von Teams und Gruppen Gedanken machen. Microsoft 365 bietet eine Reihe von Features, um den Lebenszyklus besser in den Griff zu bekommen.
<ul>
<li>Azure AD Group Expiration Policies: Mit den Group Expiration Policies kann man die Lebensdauer von Teams/Gruppen festlegen. Wenn diese abläuft, werden die Besitzer benachrichtigt und können diese verlängern oder den Teams-Workspace inklusive aller Daten löschen lassen. Aber Vorsicht: Diese automatische Löschfunktion birgt ein gewisses Risiko für Datenverluste, falls der Team-Besitzer nicht rechtzeitig reagiert. Um dieses Risiko zu minimieren, sollte eine Backup-Lösung oder der Einsatz von Aufbewahrungsrichtlinien (Retention-Policies) in Betracht gezogen werden.</li>
<li>Retention Policies: Um die Aufbewahrung von wichtigen Daten sicherzustellen, stehen in Microsoft 365 die sogenannten Retention Policies bereit. Damit lässt sich festlegen, wie lange Dokumente und Chat-Nachrichten nach erfolgter Löschung aufbewahrt werden sollen. Erst nach Ablauf des vorgegebenen Zeitraums werden die Daten endgültig gelöscht.</li>
<li>Archivierung: Teams bietet eine rudimentäre Archivierungsfunktion an, über welche sich ein Team in einen schreibgeschützten Zustand versetzen lässt. Alle Chat-Kanäle und die angeschlossene SharePoint-Site können damit schreibgeschützt werden. Dieses Feature ersetzt allerdings keine echte Archivierungs-Lösung und ist eher dafür geeignet, Teams-Workspaces, die aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr benötigt werden, temporär stillzulegen, bevor sie endgültig gelöscht werden.</li>
</ul>
<figure id="attachment_4559" aria-describedby="caption-attachment-4559" style="width: 1104px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4559" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail.png" alt="Über die Expiration Policies kann die Lebensdauer von Teams und Gruppen begrenzt werden. Gruppen Besitzer können diese per Mausklick verlängern." width="1104" height="1100" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail.png 1104w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-300x300.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-1024x1020.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-150x150.png 150w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-350x350.png 350w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-600x598.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-768x765.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-100x100.png 100w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-339x338.png 339w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-332x331.png 332w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Expiration-Policy-Alert-Mail-200x200.png 200w" sizes="(max-width: 1104px) 100vw, 1104px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4559" class="wp-caption-text">Über die Expiration Policies kann die Lebensdauer von Teams und Gruppen begrenzt werden. Gruppen Besitzer können diese per Mausklick verlängern.</figcaption></figure>
<h2>10. Teams-Umgebung laufend überwachen</h2>
Beim Betrieb einer Teams-Umgebung wird oft vernachlässigt, diese ausreichend zu überwachen. Nur durch regelmässige Einblicke in die Nutzung der Teams-Umgebung kann eine möglichst sichere und reibungslose Nutzung gewährleistet werden. Leider sind die Monitoring-Werkzeuge und Dashboards von Microsoft 365 über verschiedene Admin Center verstreut.
Hinzu kommt, dass die meisten Reports in Microsoft 365 keine Automatisierungsfunktionen bieten und jeweils manuell abgerufen werden müssen. Wer mehr Automatisierung wünscht, muss sich eigene Berichte mit PowerShell (Automatisierung via Azure) erstellen oder auf ein Governance-Werkzeug eines Drittanbieters setzen.
Nachfolgend eine Auswahl an wichtigen Reporting-Werkzeugen, welche die M365-Admin-Umgebung zur Verfügung stellt:
<ul>
<li>Purview Audit Log /Alert Policies: Aufzeichnung und Alarmierung bei kritischen Ereignisse nwie z.B. die Erstellung oder Löschung eines Teams. (M365 Purview Admin Center)</li>
<li>Microsoft 365 Nutzungsreports: High-Level-Überblick über die Nutzung von Teams und anderen M365-Diensten (M365 Admin Center)</li>
<li>Microsoft Teams Nutzungsreports: Nutzungsreports über die Verwendung von Teams, (z.B. inaktive Teams), Apps und Nutzeraktivitäten (Teams Admin Center).</li>
<li>Adoption Score: Benchmark-Werte über die User Adoption bestimmter M365-Funktionen wie etwa File Sharing oder Online Meetings (M365 Admin Center)</li>
<li>Sharing Reports: Reports über geteilte Links in SharePoint und OneDrive (SharePoint Admin Center)</li>
<li>Access Reviews: Regelmässige Überprüfung des Zugriffs auf Teams, Gruppen und Apps (Azure AD Admin Center)</li>
<li>Analytics Dashboards für Teams und Channels: Für Teams und Kanal-Besitzer zugängliche Dashboards mit Informationen wie Nutzeraktivitäten, Anzahl Messages und Engagement (Teams-Einstellungen)</li>
</ul>
<figure id="attachment_4565" aria-describedby="caption-attachment-4565" style="width: 1365px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4565" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting.png" alt="Die Nutzungsreports in Teams Admin Center geben Auskunft über die Verwendung von Teams-Workspaces, Apps und Online-Meetings." width="1365" height="1097" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting.png 1365w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-300x241.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-1024x823.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-600x482.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-768x617.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-124x100.png 124w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-421x338.png 421w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Usage-Reporting-412x331.png 412w" sizes="(max-width: 1365px) 100vw, 1365px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4565" class="wp-caption-text">Die Nutzungsreports in Teams Admin Center geben Auskunft über die Verwendung von Teams-Workspaces, Apps und Online-Meetings.</figcaption></figure>
 
Wichtig ist, sich zu überlegen, wer welche Berichte in welchen Intervallen abrufen und welche Massnahmen bei Bedarf ergriffen werden sollen.
 
<div style="background-color: #f2f2f2; padding: 20px; border-radius: 5px;">
<h4 style="color: black;">Angebot: Governance für Microsoft Teams</h4>
Benötigen Sie Unterstützung im Bereich Teams-Governance oder möchten Sie eine umfassende Governance-Strategie für Ihre Teams-Infrastruktur entwickeln? Auf meiner <a href="https://www.bertschy.ch/services">Angebotsseite zu «Governance für Microsoft Teams» erfahren Sie mehr!</a>
</div>
 
<h2>11. Governance für Teams-Apps etablieren</h2>
Zu guter Letzt ist es wichtig, eine Governance für die Verwendung von Apps in Teams zu etablieren. Über den Teams App Store werden mittlerweile fast 2000 Apps (Stand März 2023) angeboten. Ohne Gegenmassnahmen ist jeder Benutzer in der Lage, nach Belieben Apps in seinem Teams-Client zu installieren. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist das höchst problematisch, denn ein Grossteil dieser Anwendungen wird nicht von Microsoft, sondern von Drittfirmen angeboten. Diese werden oft nicht im selben Datencenter wie der aktuelle M365-Tenant betrieben und unterliegen eigenen Datenschutzbestimmungen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, exakt zu evaluieren, welche Apps man im Unternehmen überhaupt nutzen möchte. Entsprechend dieser Evaluation lässt sich dann das Angebot im Teams-Store via Teams Admin Center auf exakt jene Anwendungen eingrenzen. Ergänzend dazu ist es empfehlenswert, einen Genehmigungsprozess zu etablieren, der es den Benutzern ermöglicht, Apps zu beantragen, welche im Store nicht freigegeben sind.
<figure id="attachment_4558" aria-describedby="caption-attachment-4558" style="width: 1021px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4558" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store.png" alt="Ohne Gegenmassnahmen ist jeder Benutzer in der Lage, nach Belieben Apps in seinem Teams-Client zu installieren - die Auswahl sollte jedoch auf eine Auswahl an geprüften Apps beschränkt werden." width="1021" height="1099" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store.png 1021w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-279x300.png 279w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-951x1024.png 951w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-600x646.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-768x827.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-93x100.png 93w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-314x338.png 314w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-App-Store-308x331.png 308w" sizes="(max-width: 1021px) 100vw, 1021px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4558" class="wp-caption-text">Ohne Gegenmassnahmen ist jeder Benutzer in der Lage, nach Belieben Apps in seinem Teams-Client zu installieren – die Auswahl sollte jedoch auf eine Auswahl an geprüften Apps beschränkt werden.</figcaption></figure>
<h2>Fazit: Governance – Ein stetiger Prozess</h2>
Das sind elf wichtige Punkte, die zu einer soliden Governance-Grundlage für eine Teams-Umgebung führen. Allerdings sollte nicht ausser Acht gelassen werden, dass es viele weitere Massnahmen gibt, welche die Governance noch weiter verbessern können. Zudem werden Teams und andere M365-Dienste laufend um neue Funktionen erweitert, so dass ein Governance-Projekt eigentlich nie wirklich abgeschlossen ist.
Empfehlenswert ist auch, ein Regelwerk oder eine Art<a href="https://www.avepoint.com/de/ebook/microsoft-teams-best-practices"> Teams-Netiquette</a> für die Benutzer festzulegen, in dem definiert wird, wie mit Teams und anderen M365-Werkzeugen gemeinsam gearbeitet werden soll.
Weitere wichtige Themen, die im Rahmen einer Governance-Strategie für Teams nicht vergessen werden sollten: Ergänzende Sicherheitsmassnamen (z.B. Conditional Access, Data Loss Prevention), Compliance, Backup- und Restore, Update-Management (aktives Reagieren auf von Microsoft geplante Neuerungen), das Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten und das Training für die Benutzer.
Last but not least sollte auch nicht ausser Acht gelassen werden, dass Teams nur ein Dienst von vielen in Microsoft 365 ist. Die oben dargestellten Überlegungen und Massnahmen zur Governance sollten daher nach und nach auf die gesamte Microsoft-365-Umgebung ausgeweitet werden.
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</item>
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<title>11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (3/4)</title>
<link>https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3</link>
<comments>https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3#respond</comments>
<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Fri, 31 Mar 2023 06:30:56 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Governance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Teams]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365 Groups]]></category>
<category><![CDATA[Serie: Teams Governance]]></category>
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<description><![CDATA[Im ersten Teil der vorliegenden Serie habe ich aufgezeigt, warum es wichtig ist eine griffige Governance-Strategie für Microsoft Teams umzusetzen. In Teil 2 habe ich die ersten vier Schritte zur Umsetzung einer effektiven Governance vorgestellt. Der aktuelle Teil 3 zeigt nun vier weitere essenzielle Massnahmen. 5. Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren Teams können sensible Informationen...
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]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Im <a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">ersten Teil</a> der vorliegenden Serie habe ich aufgezeigt, warum es wichtig ist eine griffige Governance-Strategie für Microsoft Teams umzusetzen. In <a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">Teil 2</a> habe ich die ersten vier Schritte zur Umsetzung einer effektiven Governance vorgestellt. Der aktuelle Teil 3 zeigt nun vier weitere essenzielle Massnahmen.
<hr />
Überblick über die Serie
<ul>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">Teil 1: Einführung</a></li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">Teil 2: Tipp 1 bis 4</a> 
Tipp 1: Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf 
Tipp 2: Einrichtungsprozess formalisieren und automatisieren 
Tipp 3: Einheitliche Benennung von Teams und Gruppen sicherstellen 
Tipp 4: Teams mit Vorlagen standardisieren</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3">Teil 3: Tipp 5 bis 8</a> 
Tipp 5: Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren 
Tipp 6: Externe Zusammenarbeit sorgfältig planen 
Tipp 7: Besitzerlose Teams (Ownerless Teams) vermeiden 
Tipp 8: Mitgliedschaft und Gastzugänge regelmässig prüfen</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4">Teil 4: Tipp 9 bis 11 & Fazit</a> 
Tipp 9: Den Lebenszyklus eines Teams aktiv verwalten 
Tipp 10: Teams-Umgebung laufend überwachen 
Tipp 11: Governance für Teams-Apps etablieren 
Fazit: Governance – Ein stetiger Prozess</li>
</ul>
<hr />
<h2>5. Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren</h2>
Teams können sensible Informationen enthalten. Daher kann es wichtig sein, Teams und Gruppen entsprechend ihrer Inhalte zu klassifizieren und dadurch automatisch entsprechende Sicherheits- und Zugriffseinstellungen durchzusetzen. In Microsoft 365 stehen hierfür die sogenannten Sensitivity Labels zur Verfügung, die einem Team oder einer Gruppe bereits bei der Erstellung (oder auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt) zugewiesen werden können.
Die zugewiesene Klassifizierung wird in Form eines Labels in der oberen rechten Ecke jedes Kanals eines Teams (und bei SharePoint ) angezeigt (siehe Bild), so dass Benutzer über die entsprechende Vertraulichkeitsstufe eines Teams informiert sind. Ein typisches Beispiel für eine Labelstruktur könnte die vier Labels “Öffentlich”, “Extern”, “Intern” und “Vertraulich” umfassen.
<figure id="attachment_4564" aria-describedby="caption-attachment-4564" style="width: 712px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4564" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels.png" alt="" width="712" height="662" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels.png 712w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels-300x279.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels-600x558.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels-108x100.png 108w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels-364x338.png 364w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Sensitivity-Labels-356x331.png 356w" sizes="(max-width: 712px) 100vw, 712px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4564" class="wp-caption-text">Mit Sensitivity Labels lassen sich bestimmte Sicherheitseinstellungen für das jeweilige Team durchsetzen.</figcaption></figure>
 
Abhängig von der Klassifizierung können bestimmte Sicherheitseinstellungen für das jeweilige Team erzwungen werden. Dazu gehören:
<ul>
<li>Datenschutzeinstellung (Öffentlich oder Privat)</li>
<li>Gastzugriff</li>
<li>Sharing-Einstellungen</li>
<li>Voreinstellungen für Sharing-Links und -Berechtigungen</li>
<li>Zugriff auf SharePoint-Inhalte von nicht verwalteten Geräten (Unmanaged Devices)</li>
<li>Vorgaben für die Authentifizierung (MFA, Terms of Use etc.)</li>
</ul>
Achtung: Im Zusammenhang mit Sensitivity Labels ist es wichtig zu erwähnen, dass Labels nicht nur auf Containerebene (Team, Gruppe, SharePoint Site), sondern auch auf Datenebene vergeben werden können. Sensible Daten können so durch Verschlüsselung oder Wasserzeichen geschützt werden. Sensitivity Labels auf Container- und Datenebene funktionieren derzeit noch unabhängig voneinander. Das hat zur Folge, dass Labels nicht automatisch auf Basis des Containers an Dateien vererbt werden.
 
<div style="background-color: #f2f2f2; padding: 20px; border-radius: 5px;">
<h4 style="color: black;">Angebot: Governance für Microsoft Teams</h4>
Benötigen Sie Unterstützung im Bereich Teams-Governance oder möchten Sie eine umfassende Governance-Strategie für Ihre Teams-Infrastruktur entwickeln? Auf meiner <a href="https://www.bertschy.ch/services">Angebotsseite zu «Governance für Microsoft Teams» erfahren Sie mehr!</a>
</div>
 
<h2>6. Externe Zusammenarbeit sorgfältig planen</h2>
Die Einbindung von externen Nutzern in Teams ist in der modernen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Damit die externe Zusammenarbeit via Teams möglichst sicher vonstatten geht, muss über die richtigen Einstellungen und Richtlinien sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die vorhandenen Collaboration-Funktionen richtig nutzen und sensible Daten sicher sind.
Microsoft 365 bietet vielfältige Möglichkeiten, um externe Benutzer auf unterschiedlichen Ebenen einzubinden. Das Angebot reicht vom Teilen von einzelnen Dateien und Ordnern über den Gastzugriff für ganze Teams bis hin zur Integration von externen Teams via <a href="https://www.bertschy.ch/2022/05/shared-channels-in-microsoft-teams-kollaboration-ohne-grenzen">Shared Channels</a> (aka “freigegebene Kanäle”). Um Datenlecks vorzubeugen, erfordert die Konfiguration für die externe Zusammenarbeit eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Zudem ist es auch wichtig, sich über den Lebenszyklus von Gästezugängen und geteilten Links Gedanken zu machen (siehe Punkt 8).
<h2>7. Besitzerlose Teams (Ownerless Teams) vermeiden</h2>
Für die Verwaltung der einzelnen Teams und Gruppen setzt Microsoft auf das sogenannte Ownership-Prinzip. Das bedeutet, dass jedes Team einen oder mehrere Besitzer (Owner) hat, die für die Verwaltung des Teams verantwortlich sind. Owner können unter anderem Mitglieder und Gäste hinzufügen, die Einstellungen des Teams verwalten und Access Reviews (siehe Schritt 8) durchführen. Wenn der Besitzer eines Teams das Unternehmen verlässt, können sogenannte Ownerless Teams entstehen, die zwar weiterhin benötigt werden, für deren Verwaltung sich aber niemand verantwortlich fühlt.
Nachfolgend einige Tipps zur Vermeidung von besitzerlosen Teams.
<ul>
<li>Zwei oder mehr Besitzer: Jedes Team sollte zwei oder mehr Besitzer haben. Dies stellt sicher, dass die Arbeitsbereiche des Teams bei vorübergehender Abwesenheit oder Ausscheiden von Personen weiterhin eigenständig verwaltet werden können.</li>
<li>Bei Provisionierung mehrere Besitzer zuweisen: Der Standardprozess zum Anlegen von Teams erfordert nur einen einzigen Besitzer. Besser ist es, mit einem eigenen Provisionierungsprozess sicherzustellen, dass bereits beim Anlegen eines Teams mindestens zwei Besitzer zugewiesen werden.</li>
<li>Ownerless Group Policy: Microsoft 365 verfügt seit kurzem über eine Funktion, die besitzerlose Teams entdeckt und aktive Team-Mitglieder automatisch benachrichtigt. Diese können sich dann selber zum Besitzer hochstufen. Dass die Mitglieder selbst entscheiden, wer Besitzer sein soll, mag jedoch nicht für jedes Team sinnvoll sein.</li>
<li>Regelmässiges Reporting: Empfehlenswert ist, wenn sich die IT-Administration regelmässig per Reporting über besitzerlose Teams informieren lässt. Hilfreiche Werkzeuge dafür sind etwa das Teams Admin Center (manuelle Abfrage), PowerShell Scripts oder Werkzeuge von Drittanbietern wie z.B. <a href="https://sharegate.com/">ShareGate</a> oder <a href="https://rencore.com/">Rencore</a>.</li>
</ul>
<h2>8. Mitgliedschaft und Gastzugänge regelmässig prüfen</h2>
Im Laufe der Zeit werden einem Team oft neue Personen und Gäste hinzugefügt, die nur für eine bestimmte Zeitspanne Zugriff erhalten sollen. Dabei wird jedoch oft vergessen, diese Personen nach Ablauf dieser Zeitspanne wieder aus dem Team zu entfernen.
Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf ein Team und dessen Inhalte haben, stehen in Microsoft 365 die Azure AD Access Reviews zur Verfügung. Damit lassen sich in regelmässigen Abständen automatische Reports mit einer Liste aller Mitglieder und Gäste per E-Mail an alle Team- und Gruppen-Besitzer oder alternativ an die IT-Administration versenden. Die Besitzer können dann für jedes Mitglied und Gast bestätigen, ob deren Mitgliedschaft im Team weiterhin benötigt wird. Um Access Reviews einzusetzen, wird für jeden Reviewer eine Azure-AD-Premium-2-Lizenz oder ein Microsoft-365-E5-Abonnement benötigt.
<figure id="attachment_4557" aria-describedby="caption-attachment-4557" style="width: 954px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-4557" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews.png" alt="Mit Hilfe von Access Reviews kann man den Zugriff auf Teams und Gruppen regelmässig durch dessen Besitzer prüfen lassen." width="954" height="515" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews.png 954w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews-300x162.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews-600x324.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews-768x415.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews-185x100.png 185w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Access-Reviews-562x303.png 562w" sizes="(max-width: 954px) 100vw, 954px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4557" class="wp-caption-text">Mit Hilfe von Access Reviews kann man den Zugriff auf Teams und Gruppen regelmässig durch dessen Besitzer prüfen lassen.</figcaption></figure>
Das Prüfen des External Sharing auf Ordner- und Dateiebene wird mit den Access Reviews leider nicht abgedeckt. Hierzu gibt es in SharePoint für IT-Administratoren ein neues Reporting-Feature (SharePoint Admin > Reports > Data Access Governance), das Auskunft über die geteilten Links der letzten 30 Tage in SharePoint und OneDrive liefert. Ausserdem können Teams- und Gruppenbesitzer über die Site-Usage-Funktionen der verknüpften SharePoint Site manuell External-Sharing-Reports erstellen. Wer mehr Automation beim Reporting von External-Sharing-Links möchte, muss auf PowerShell-Scripts oder Governance-Werkzeuge von Drittanbietern zurückgreifen.
Das waren Tipp 5 bis 8 für eine Umsetzung eines Governance-Konzepts für Microsoft Teams. Drei weitere konkrete Tipps und einen Überblick, wie Sie die Teams-Governance mit weiteren flankierenden Massnahmen verbessern können, finden Sie im <a href="https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4">Teil 4</a> dieser Serie.
Der Beitrag <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3">11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (3/4)</a> erschien zuerst auf <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch">Bertschy Informatik - Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</a>.
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<title>11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (2/4)</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Wed, 29 Mar 2023 14:15:36 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Governance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Teams]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365 Groups]]></category>
<category><![CDATA[Serie: Teams Governance]]></category>
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<description><![CDATA[In Teil 1 der vorliegenden Serie habe ich aufgezeigt, warum es wichtig ist eine griffige Governance-Strategie für Microsoft Teams umzusetzen. In Teil 2 geht es nun ans Eingemachte: Nachfolgend finden Sie die ersten vier Schritte zur Umsetzung einer effektiven Teams-Governance. 1. Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf Wie bereits erläutert, erhöht das Self-Service-Prinzip die Gefahr von...
Der Beitrag <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (2/4)</a> erschien zuerst auf <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch">Bertschy Informatik - Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</a>.
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<content:encoded><![CDATA[In <a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">Teil 1</a> der vorliegenden Serie habe ich aufgezeigt, warum es wichtig ist eine griffige Governance-Strategie für Microsoft Teams umzusetzen. In Teil 2 geht es nun ans Eingemachte: Nachfolgend finden Sie die ersten vier Schritte zur Umsetzung einer effektiven Teams-Governance.
<hr />
Überblick über die Serie
<ul>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">Teil 1: Einführung</a></li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">Teil 2: Tipp 1 bis 4</a> 
Tipp 1: Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf 
Tipp 2: Einrichtungsprozess formalisieren und automatisieren 
Tipp 3: Einheitliche Benennung von Teams und Gruppen sicherstellen 
Tipp 4: Teams mit Vorlagen standardisieren</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3">Teil 3: Tipp 5 bis 8</a> 
Tipp 5: Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren 
Tipp 6: Externe Zusammenarbeit sorgfältig planen 
Tipp 7: Besitzerlose Teams (Ownerless Teams) vermeiden 
Tipp 8: Mitgliedschaft und Gastzugänge regelmässig prüfen</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4">Teil 4: Tipp 9 bis 11 & Fazit</a> 
Tipp 9: Den Lebenszyklus eines Teams aktiv verwalten 
Tipp 10: Teams-Umgebung laufend überwachen 
Tipp 11: Governance für Teams-Apps etablieren 
Fazit: Governance – Ein stetiger Prozess</li>
</ul>
<hr />
<h2>1. Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf</h2>
Wie bereits erläutert, erhöht das Self-Service-Prinzip die Gefahr von Wildwuchs und stellt die IT-Administration vor grosse Herausforderungen, da sie keine Kontrolle über den Erstellungsprozess hat. Daher ist die erste Frage, die beantwortet werden muss, wer im Unternehmen M365-Gruppen und Teams-Workspaces erstellen darf. In einer ersten Phase kann es sinnvoll sein, dies auf eine kleine Gruppe von Benutzern zu beschränken. Dies, um sicherzustellen, dass Teams und Gruppen in einer organisierten und kontrollierten Weise erstellt werden.
Der Artikel “<a href="https://learn.microsoft.com/de-ch/microsoft-365/solutions/manage-creation-of-groups?view=o365-worldwide">Verwalten von Personen, die Microsoft 365-Gruppen erstellen können</a>” von Microsoft zeigt, wie die Erstellung von Teams und Gruppen eingeschränkt werden kann.
Die Beschränkung auf wenige Benutzer sollte nur eine erste provisorische Massnahme und keine Dauerlösung sein. Da die Blockierung auf Gruppen-Ebene stattfindet, können alle übrigen der oben genannten Dienste (SharePoint, Planner etc.) nur von den zugelassenen Personen aufgeschaltet werden. Letztendlich muss das Ziel sein, ein Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen der Benutzer und den IT-Sicherheitsbedenken zu finden. Wenn den Nutzern nicht die Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, die sie für ihre Arbeit benötigen, werden sie auf externe Dienste wie Dropbox, WhatsApp, Slack, Google Workspaces etc. ausweichen. Dies führt zu einem höheren Grad an Schatten-IT und zum Verlust jeglicher Governance-Kontrolle.
 
<div style="background-color: #f2f2f2; padding: 20px; border-radius: 5px;">
<h4 style="color: black;">Angebot: Governance für Microsoft Teams</h4>
Benötigen Sie Unterstützung im Bereich Teams-Governance oder möchten Sie eine umfassende Governance-Strategie für Ihre Teams-Infrastruktur entwickeln? Auf meiner <a href="https://www.bertschy.ch/services">Angebotsseite zu «Governance für Microsoft Teams» erfahren Sie mehr!</a>
</div>
 
<h2>2. Einrichtungsprozess formalisieren und automatisieren</h2>
In einer zweiten Phase ist es wichtig, den Erstellungsprozess zu formalisieren und die eigentliche Bereitstellung der Teams zu automatisieren. Ziel ist es, dass die Benutzer den Erstellungsprozess in Form einer Anfrage selbst anstossen können, damit das Self-Service-Prinzip gewahrt bleibt. Gleichzeitig wird der IT-Verantwortliche davon entlastet, immer wieder die gleichen Teams-Workspaces und andere Kollaborations-Dienste manuell einrichten zu müssen.
Ein weiterer Vorteil: Mit Hilfe eines automatisierten Prozesses können Governance-Kontrollen bereits bei der Team-Erstellung durchgesetzt werden. Durch eine intelligente Benutzerführung kann z.B. die korrekte Benennung des Teams, die richtige Klassifizierung und die Konfiguration bereits von Beginn weg sichergestellt werden (siehe dazu die folgenden Tipps 3, 4 und 5).
Optional kann zwischen der Antragsstellung und der Auslösung der Provisionierung ein Genehmigungsprozess eingeschoben werden. Damit lässt sich sicherstellen, dass der eingereichte Antrag auch tatsächlich den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Vorgesetzte oder IT-Verantwortliche können den eingegangenen Antrag genehmigen oder ablehnen.
<figure id="attachment_4586" aria-describedby="caption-attachment-4586" style="width: 2046px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-4586 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1.png" alt="" width="2046" height="1152" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1.png 2046w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1-300x169.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1-1024x577.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1-600x338.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1-768x432.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1-178x100.png 178w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Provisionierungs-Loesung-1-562x316.png 562w" sizes="(max-width: 2046px) 100vw, 2046px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4586" class="wp-caption-text">Mit einer eigenen Provisionierungslösung erhält man ein Maximum an Kontrolle über den Erstellungsprozesses.</figcaption></figure>
 
Ein einfacher Provisionierungsprozess kann mit den Bordmitteln von M365 mit Diensten wie Forms, SharePoint Listen, Power Apps, Power Automate etc. realisiert werden. Wie eine solche Lösung aufgebaut werden kann, habe ich bereits in meinem Blogartikel “<a href="https://www.bertschy.ch/2020/07/automatisiertes-provisioning-fuer-microsoft-teams-und-sharepoint">Automatisiertes Provisioning für Microsoft Teams und SharePoint</a>” erläutert.
Alternativ gibt es auf dem Markt eine ganze Reihe von Lösungen von Drittanbietern, die den Provisionierungsprozess für Teams und andere M365-Dienste unterstützen. Dazu gehören Lösungen wie <a href="https://www.solutions2share.com/de/teams-manager/">Teams Manager</a>, <a href="https://sharegate.com/solutions/microsoft-teams-lifecycle-management">ShareGate</a>, <a href="https://provisionpoint.com/">ProvisionPoint</a> oder <a href="https://www.orchestry.com/">Orchestry</a>.
<h2>3. Klare Benennung von Teams und Gruppen sicherstellen</h2>
Eine klare Benennung von Teams-Workspaces hilft, diese leichter zu finden und ihren Zweck besser zu verstehen. Häufig legen Benutzer neue Teams an, obwohl es bereits einen Teams-Workspace für den selbem Zweck gibt. Die Folge: Wildwuchs mit redundanten Teams und verstreut abgelegten Dokumenten.
Abhilfe schaffen hier klare und für den Benutzer leicht verständliche Namenskonventionen. Nachfolgend einige Beispiele für mögliche Schemata, wie Teams-Workspaces benannt werden könnten:
<ul>
<li>[Prefix]-Teamsname</li>
<li>[Prefix]-Projektnummer-Projektname</li>
<li>[Abteilung]-Teamsname</li>
<li>[Standort]-[Abteilung]-Teamsname</li>
</ul>
<figure id="attachment_4562" aria-describedby="caption-attachment-4562" style="width: 429px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-4562 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions.png" alt="Ein klar verständliches Namenskonzept hilft beim Auffinden von bestimmten Teams und sorgt für mehr Übersichtlichkeit. " width="429" height="743" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions.png 429w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions-173x300.png 173w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions-58x100.png 58w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions-195x338.png 195w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Conventions-191x331.png 191w" sizes="(max-width: 429px) 100vw, 429px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4562" class="wp-caption-text">Ein klar verständliches Namenskonzept hilft beim Auffinden von bestimmten Teams und sorgt für mehr Übersichtlichkeit.</figcaption></figure>
Die folgenden Optionen stehen für die Implementierung von Namenskonventionen zur Verfügung:
<ul>
<li>AAD Group Naming Policy: Mit der AAD Group Naming Policy (benötigt Azure AD Premium P1) können Gruppen und Teams bei der Erstellung automatisch mit einem Präfix und/oder Suffix versehen werden. Diese können entweder als feste Zeichenfolge definiert werden oder dynamisch aus den Benutzerattributen des AAD zugewiesen werden. Ein Nachteil der Group Naming Policy ist, dass nur eine einzige Namensrichtlinie für alle Teams und Gruppen des Tenants eingerichtet werden kann</li>
<li>Provisionierungslösung: Viel mehr Flexibilität bieten Provisionierungslösungen, mit denen praktisch jede denkbare Richtlinie umgesetzt werden kann. Darüber hinaus können Namenskonventionen mit dem ausgewählten Template verknüpft werden: Wählt man z.B. ein Teams-Template für ein Event-Team aus, so wird automatisch das Präfix [EVT]- vor den Namen des Teams gesetzt (siehe Abbildung).</li>
</ul>
<figure id="attachment_4589" aria-describedby="caption-attachment-4589" style="width: 1138px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-4589 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix.png" alt="Provisionierungslösungen können Namenskonventionen (z.B. ein Prefix) anhand der ausgewählten Vorlage automatisch durchsetzen." width="1138" height="642" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix.png 1138w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix-300x169.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix-1024x578.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix-600x338.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix-768x433.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix-177x100.png 177w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Naming-Teams-with-Prefix-562x317.png 562w" sizes="(max-width: 1138px) 100vw, 1138px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4589" class="wp-caption-text">Mit einer Provisionierungslösung lassen sich Namenskonventionen (z.B. ein Prefix) anhand der ausgewählten Vorlage automatisch durchsetzen.</figcaption></figure>
<h2>4. Teams mit Vorlagen standardisieren</h2>
Häufig müssen in einem Unternehmen immer wieder die gleichen Arten von Teams-Workspaces für die gleichen Aufgaben eingerichtet werden. Zum Beispiel Workspaces für die Abwicklung eines Projekts oder für die Betreuung eines wichtigen Kunden. Dabei müssen solche Standard-Teams wiederholt mit denselben Artefakten (Channels, Dokumentbibliotheken, Apps etc.) und Konfigurationseinstellungen angelegt werden. Templates helfen dabei, solche standardisierten Arbeitsumgebungen sehr schnell und konsistent zu erstellen. Die Benutzer erhalten je nach Anwendungszweck eine einheitliche Arbeitsumgebung und können sich so sehr schnell zurechtfinden.
Wer also immer wieder die gleichen Arten von Teams-Workspaces benötigt, sollte auf eine Template-Technologie setzen. Hierfür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
<ul>
<li>Teams Templates: Die Teams Templates wurden im Oktober 2020 eingeführt und lassen sich über das Teams Admin Fenster definieren. Unterstützt wird das Einrichten von Kanälen, Tabs und Apps. Die vorbereiteten Vorlagen werden dann im Teams-Client beim Aufschalten eines neuen Teams zur Auswahl vorgeschlagen.</li>
<li>Klonen von bestehenden Teams: Alternativ kann auch die in Teams integrierte Klone-Funktion genutzt werden, um standardisierte Teams zu erstellen. Dazu wird für jede benötigte Teamvariante ein Prototyp angelegt, der als Vorlage dient. Dieser kann dann bei Bedarf mit der Clone-Funktion dupliziert werden.</li>
<li>PowerShell oder API: Auch via Programmcode (PowerShell, C# etc.) oder mit Power Automate (via MS Graph API) lassen sich automatisch standardisierte Teams erzeugen. Diese Option bietet am meisten Flexibilität und erlaubt es, einen Teams-Workspace sehr detailliert zu konfigurieren.</li>
<li>Provisionierungslösungen: Provisionierungslösungen sind von Haus aus mit Support für Vorlagen ausgestattet. Sie nutzen meist eine oder eine Kombination der oben aufgezählten Optionen.</li>
</ul>
<figure id="attachment_4583" aria-describedby="caption-attachment-4583" style="width: 1432px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-4583 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview.png" alt="Mit dem Teams Templates steht in Microsoft Teams eine Vorlagen-Technologie zur Verfügung, die das Einrichten von eigenen Teams-Vorlagen ermöglicht." width="1432" height="832" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview.png 1432w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-300x174.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-1024x595.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-600x349.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-768x446.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-172x100.png 172w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-582x338.png 582w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Template-Overview-562x327.png 562w" sizes="(max-width: 1432px) 100vw, 1432px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4583" class="wp-caption-text">Mit den Teams Templates lassen sich Teams-Workspaces auf einfache Weise standardisieren.</figcaption></figure>
Soweit die ersten vier Tipps die für eine Umsetzung eines Governance-Konzepts für Microsoft Teams. Sieben weitere essentiellen Massnahmen finden Sie in <a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3">Teil 3</a> und Teil 4 dieser Governance-Serie.
Der Beitrag <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (2/4)</a> erschien zuerst auf <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch">Bertschy Informatik - Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</a>.
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<title>11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (1/4)</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Wed, 29 Mar 2023 12:35:57 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Governance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Teams]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365 Groups]]></category>
<category><![CDATA[Serie: Teams Governance]]></category>
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<description><![CDATA[Microsoft Teams hat in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen. Dieser Trend hat sich während der Pandemie noch einmal stark beschleunigt, was vor allem auf das Bedürfnis nach mehr Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort zurückzuführen ist. Leider wurde Teams vielerorts hastig eingeführt und die Governance vernachlässigt. Die Folge: Unkontrollierter Wildwuchs von Team-Workspaces, Sicherheitsrisiken...
Der Beitrag <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams (1/4)</a> erschien zuerst auf <a rel="nofollow" href="https://www.bertschy.ch">Bertschy Informatik - Consulting rund um Microsoft 365, Power Plattform, SharePoint und Microsoft Teams</a>.
]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Microsoft Teams hat in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen. Dieser Trend hat sich während der Pandemie noch einmal stark beschleunigt, was vor allem auf das Bedürfnis nach mehr Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort zurückzuführen ist.
Leider wurde Teams vielerorts hastig eingeführt und die Governance vernachlässigt. Die Folge: Unkontrollierter Wildwuchs von Team-Workspaces, Sicherheitsrisiken und geringe Nutzerakzeptanz. In diesem Blogbeitrag zeige ich die Herausforderungen auf, die durch fehlende Governance entstehen können und gebe 11 wichtige Tipps, um eine Teams-Umgebung in den Griff zu bekommen.
<h2>Die Self-Service-Philosophie</h2>
Bevor wir uns den einzelnen Massnahmen der Governance zuwenden, ist es wichtig, das Konzept der Microsoft-365-Gruppen und das Prinzip des Self-Service zu verstehen, das Microsoft Teams und anderen Kollaborationsdiensten in M365 zugrunde liegt.
Mit der Einführung von <a href="https://www.bertschy.ch/2017/03/office-groups-1-ueberblick-und-einfuehrung">Microsoft-365-Gruppen</a> (auch Microsoft 365 Groups genannt) haben die Redmonder vor einigen Jahren ein neues Sicherheitskonzept für die Teamarbeit eingeführt, das die gemeinsame Nutzung von Ressourcen über verschiedene Office-365-Anwendungen hinweg vereinheitlichen soll. Eine Microsoft 365 Group verbindet Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anwendungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich und regelt, wer auf welche Ressourcen Zugriff hat.
<figure id="attachment_4585" aria-describedby="caption-attachment-4585" style="width: 2045px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-4585 size-full" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1.png" alt="Microsoft-365-Gruppen verbinden Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anwendungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich und regeln, wer auf welche Dienste Zugriff hat." width="2045" height="1148" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1.png 2045w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1-300x168.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1-1024x575.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1-600x338.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1-768x431.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1-178x100.png 178w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2023/03/Teams-Governance-Microsoft-365-Groups-1-562x315.png 562w" sizes="(max-width: 2045px) 100vw, 2045px" /></a><figcaption id="caption-attachment-4585" class="wp-caption-text">Microsoft-365-Gruppen verbinden Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anwendungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich und regeln, wer auf welche Dienste Zugriff hat.</figcaption></figure>
Zu den Kollaborations-Anwendungen, welche im Rahmen einer Microsoft-365-Gruppe zum Einsatz kommen können, zählen unter anderem SharePoint Team Sites, Outlook Gruppenkalender, Outlook Mailbox, OneNote, Planner, Power BI, Viva Engage Communities (fka Yammer Communities) und Microsoft Roadmap.
 
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<h4 style="color: black;">Angebot: Governance für Microsoft Teams</h4>
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<h2>Problemzone Teams Sprawl</h2>
Sogenannte Workspaces in Microsoft Teams (auch Teams-Workspaces genannt) werden ebenfalls mit Hilfe von Microsoft-365-Gruppen verwaltet. Allen auf Gruppen basierenden Kollaborations-Diensten liegt das Prinzip des Self-Service zu Grunde. Das bedeutet, dass in M365 standardmässig jeder Benutzer Gruppen und damit auch Teams-Workspaces und andere Kollaborations-Dienste (z.B. ein Planner-Board) anlegen kann. Das Problem dabei: Ohne geeignete Governance-Massnahmen läuft eine M365 resp. Teams-Umgebung schnell einmal aus dem Ruder, im Fachjargon spricht man von Teams Sprawl (Wildwuchs).
Dieser Wildwuchs führt unter anderem zu den folgenden Problemen:
<ul>
<li>Doppelspurigkeiten: Es gibt mehrere Teams-Workspaces für denselben Zweck.</li>
<li>Chaotische Dokumentenablage: Inhalte und Dokumente sind verstreut in verschiedenen Teams abgelegt und schwer auffindbar.</li>
<li>Keine einheitlichen Strukturen: Teams-Workspaces sind nicht einheitlich strukturiert, womit den Benutzern die Bedienung erschwert wird.</li>
<li>Besitzerlose und ungenutzte Teams: Es gibt verwaiste Teams-Workspaces, für die sich niemand verantwortlich fühlt.</li>
<li>Unklare Benennung von Teams: Es fehlen einheitliche Namenskonventionen; dies führt zu unklar benannten Teams, deren Zweck nicht erkennbar ist.</li>
<li>Unübersichtlichkeit im Teams-Client: Zu viele existierende Teams machen die Auswahlliste im Teams-Client unübersichtlich.</li>
<li>Erhöhtes Sicherheitsrisiko: Es entstehen Datenschutz- und Sicherheitsprobleme.</li>
</ul>
Um all diesen Problemen zu begegnen, ist es unerlässlich, eine griffige Governance-Strategie einzuführen. In den folgenden Teilen 2, 3 und 4 finden Sie 11 essentielle Tipps, um schrittweise eine effektive Governance für Microsoft Teams aufzubauen:
<hr />
Überblick über die Serie
<ul>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-1">Teil 1: Einführung</a></li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fur-microsoft-teams-teil-2">Teil 2: Tipp 1 bis 4</a> 
Tipp 1: Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf 
Tipp 2: Einrichtungsprozess formalisieren und automatisieren 
Tipp 3: Einheitliche Benennung von Teams und Gruppen sicherstellen 
Tipp 4: Teams mit Vorlagen standardisieren</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/03/in-11-schritten-zu-einer-besseren-governance-fuer-microsoft-teams-teil-3">Teil 3: Tipp 5 bis 8</a> 
Tipp 5: Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren 
Tipp 6: Externe Zusammenarbeit sorgfältig planen 
Tipp 7: Besitzerlose Teams (Ownerless Teams) vermeiden 
Tipp 8: Mitgliedschaft und Gastzugänge regelmässig prüfen</li>
<li><a href="https://www.bertschy.ch/2023/04/in-11-schritten-zu-einer-bessere-governance-fuer-microsoft-teams-teil-4">Teil 4: Tipp 9 bis 11 & Fazit</a> 
Tipp 9: Den Lebenszyklus eines Teams aktiv verwalten 
Tipp 10: Teams-Umgebung laufend überwachen 
Tipp 11: Governance für Teams-Apps etablieren 
Fazit: Governance – Ein stetiger Prozess</li>
</ul>
<hr />
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</item>
<item>
<title>Shared Channels in Microsoft Teams – Kollaboration ohne Grenzen</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Thu, 26 May 2022 13:26:49 +0000</pubDate>
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<category><![CDATA[Azure Active Directory]]></category>
<category><![CDATA[Shared Channels]]></category>
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<description><![CDATA[Mit den Shared Channels (auch «freigegebene Kanäle») erhält Microsoft Teams in den kommenden Wochen das wohl wichtigste neue Feature seit seinem Launch vor etwas mehr als fünf Jahren. Dabei handelt es sich um eine neue Teams-Kanal-Variante, mit der interne und externe Benutzer (und auch ganze Teams) in einem gemeinsamen Kanal zusammengeführt werden können. Shared Channel...
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]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Mit den Shared Channels (auch «freigegebene Kanäle») erhält Microsoft Teams in den kommenden Wochen das wohl wichtigste neue Feature seit seinem Launch vor etwas mehr als fünf Jahren. Dabei handelt es sich um eine neue Teams-Kanal-Variante, mit der interne und externe Benutzer (und auch ganze Teams) in einem gemeinsamen Kanal zusammengeführt werden können. Shared Channel bringen grosse Vorteile: Sie erlauben eine viel flexiblere Strukturierung von Teams-Umgebungen, reduzieren die Anzahl an benötigten Teams und ermöglichen es darüber hinaus externe Benutzer so einzubinden, dass diese mit ihrem Teams-Client nicht ständig umloggen müssen.
<h2>Externe Benutzer nahtlos einbinden</h2>
Shared Channels sollen laut Microsoft Benutzern eine nahtlose Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern über die Grenzen eines M365-Tenants (die Microsoft-365-Umgebung einer Organisation) hinaus ermöglichen. Das gilt zwar auch für die beiden bisherigen Kanaltypen (Standard und Privat), der grosse Unterschied besteht jedoch darin, dass externe Benutzer nach dem Hinzufügen zu einem Shared Channel direkt aus ihrem Teams-Client auf den Kanal zugreifen können, ohne zwischen ihrem Heim-Tenant und dem Host-Tenant (in dem sie Gast sind) wechseln zu müssen. Dabei sehen die externen Benutzer das Teams-Team (alias Teams-Workspace) in welches sie eingeladen wurden direkt in ihrem Teams-Client. Dabei werden allerdings nur die Kanäle angezeigt, in denen sie Mitglied sind (siehe Bild unten).
<figure id="attachment_3529" aria-describedby="caption-attachment-3529" style="width: 768px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-3529" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-768x358.png" alt="Externe Benutzer (rechts) sehen jeweils nur Shared Channel eines Teams in denen sie Mitglied sind. Shared Channels werden mit einem speziellen Symbol markiert." width="768" height="358" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-768x358.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-300x140.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-1024x478.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-600x280.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-214x100.png 214w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-562x262.png 562w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View-200x93.png 200w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-External-View.png 1443w" sizes="(max-width: 768px) 100vw, 768px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3529" class="wp-caption-text">Externe Benutzer (rechts) sehen jeweils nur Shared Channel eines Teams in denen sie Mitglied sind. Shared Channels werden mit einem speziellen Symbol markiert.</figcaption></figure>
Beim bisherigen Verfahren, bei dem externe User über die Gastmitgliedschaft von Microsoft 365 in ein Team integriert werden, ist jeweils ein Wechsel – durch Aus- und Einloggen – zwischen den Tenants notwendig. Dieses für Gäste mühsame Umloggen zwischen verschiedenen Microsoft-Umgebungen war bereits seit Jahren einer der grössten Kritikpunkte von Microsoft Teams.
 
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<h2>Ein Shared Channel ist eine Art «Mini Team»</h2>
Auch für den firmeninternen Einsatz eröffnen Shared Channels neue Möglichkeiten: Teams-Workspaces können nun viel flexibler strukturiert werden, weil die Mitglieder eines Shared Channels nicht Mitglieder des übergeordneten Teams sein müssen. Ein Shared Channel ist quasi ein eigener kleiner kollaborativer Raum innerhalb eines Teams, sozusagen ein «Mini Team». Shared Channels bestehen aus einem Chat-Kanal und einer Dokumentenablage (basierend auf SharePoint). Wie die anderen Kanalvarianten lassen sich auch die freigegebenen Kanäle über Registerkarten um weitere Anwendungen ergänzen.
Besonders spannend ist, dass mit dem neuen Kanaltyp Querverbindungen zwischen verschiedenen Teams geschaffen werden können. Dadurch lässt sich die Gesamtzahl in einem Unternehmen benötigter Teams stark reduzieren (mehr dazu unten im Abschnitt zur «Strukturierung von Teams-Umgebungen»).
<h2>Standard vs. Private vs. Shared Channels</h2>
Shared Channels machen die beiden bisherigen Kanaltypen keineswegs überfüssig. Um die Vor- und Nachteile besser verstehen zu können, nachfolgend ein Vergleich zwischen den drei Kanalvarianten:
<ul>
<li>Standard Channels: Standardkanäle sind offen für alle Mitglieder und stehen auch allen Gästen eines Teams zur Verfügung.</li>
<li>Private Channels: Mit den privaten Kanälen lässt sich der Zugriff auf einen Teilbereich von Mitgliedern eines Teams einschränken. Nur diese haben Zugriff auf die Chatnachrichten, Dokumente und Apps des privaten Kanals. Mitglieder und Gäste eines Private Channels müssen zwingend auch Mitglieder des übergeordneten Teams sein.</li>
<li>Shared Channels (freigegebene Kanäle): Mit den Shared Channels lässt sich der Zugriff flexibel auf bestimmte interne und externe Benutzer einschränken oder erweitern. Diese müssen nicht Mitglied des übergeordneten Teams sein.</li>
</ul>
Die Unterschiede zwischen den drei Kanalvarianten im Detail (Stand Mai 2022):
<a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="alignnone wp-image-3536 size-us_768_0" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-768x434.png" alt="Kanaltypen im Vergleich" width="768" height="434" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-768x434.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-300x169.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-1024x578.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-1536x867.png 1536w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-600x339.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-177x100.png 177w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-598x338.png 598w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-562x317.png 562w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels-200x113.png 200w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Standard-versus-Private-versus-Shared-Channels.png 2031w" sizes="(max-width: 768px) 100vw, 768px" /></a>
<h2>Shared Channels aktivieren</h2>
Die Shared Channels sind in jedem Tenant (nach erfolgtem Rollout) standardmässig für alle Benutzer aktiviert. Wer den neuen Kanaltyp nicht automatisch, sondern schrittweise für bestimmte Benutzerkreise einführen möchte, kann über die Teams Policies im Teams Admin Center steuern, wer diese benutzen darf. Es stehen drei Einstellungen zur Verfügung:
<ul>
<li>Die Erstellung von Shared Channels (für Team-Besitzer) erlauben</li>
<li>Die Einladung von externen Benutzern zu einem geteilten Kanal im eigenen M365-Tenant erlauben</li>
<li>Benutzern des eigenen Tenants den Beitritt zu einem Shared Channel eines externen M365-Tenants erlauben</li>
</ul>
<figure id="attachment_3534" aria-describedby="caption-attachment-3534" style="width: 347px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-3534" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy.png" alt="Die Verwendung von Shared Channels kann über die Teams Policies auf bestimmte Benutzergruppen eingeschränkt werden." width="347" height="542" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy.png 347w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy-192x300.png 192w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy-64x100.png 64w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy-216x338.png 216w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy-212x331.png 212w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Teams-Policy-128x200.png 128w" sizes="(max-width: 347px) 100vw, 347px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3534" class="wp-caption-text">Die Verwendung von Shared Channels kann über die Teams Policies auf bestimmte Benutzergruppen eingeschränkt werden.</figcaption></figure>
Wichtig: Sollen Shared Channels auch mit externen Organisationen genutzt werden können, müssen dazu in Azure Active Directory die Cross-tenant Access Settings (B2B Direct Connect) konfiguriert werden. Diese sind standardmässig deaktiviert (mehr dazu im Abschnitt «Externe Kollaboration via B2B Direct Connect»).
<h3>Shared Channels während der Preview-Phase testen</h3>
Wer die Shared Channels bereits während der Preview-Phase austesten möchte, muss dazu in den Teams Update Policies (Teams Update Richtlinien) die Preview-Funktionen aktivieren. Zudem muss der Teams Client in den Preview Mode umgestellt werden (via «…> Info > Public Preview»).
<h2>Wie funktionieren Shared Channels?</h2>
Shared Channels werden wie die beiden anderen Kanalvarianten über das Kontextmenü des jeweiligen Teams (via «Kanal hinzufügen») erstellt. Nur wer Besitzer eines Teams ist, kann einen neuen Shared Channel erstellen.
Shared Channels kennen zwei Arten von Mitgliedschaften: Die direkte Mitgliedschaft, wenn jemand explizit zum Kanal hinzugefügt wird, und die implizite Mitgliedschaft, bei dem die Membership über die Zugehörigkeit zu einem Team-Workspace geregelt wird. Teams bietet bei der Erstellung eines neuen Shared Channels die Option an, diesen für alle Mitglieder des aktuellen Teams freizugeben. Diese Einstellung ist standardmässig aktiviert und sollte mit Vorsicht eingesetzt werden: Lässt man diese Option eingeschaltet, werden die Mitglieder des aktuellen Teams automatisch dem Shared Channel hinzugefügt. Werden dem Team künftig Mitglieder hinzugefügt oder entfernt, spiegelt sich das ebenfalls in der Mitgliedschaft des Shared Channels wider. Soll die Zugehörigkeit individuell geregelt werden, muss diese Option zwingend deaktiviert und die gewünschten Mitglieder manuell zugefügt werden (siehe Bild unten).
<figure id="attachment_3528" aria-describedby="caption-attachment-3528" style="width: 602px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-3528" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation.png" alt="Die Mitglieder eines Teams können bei der Kanalerstellung dynamisch mit dem Shared Channel verknüpft werden. Neue Team-Mitglieder werden dann künftig automatisch dem freigegeben Kanal hinzugefügt." width="602" height="463" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation.png 602w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation-300x231.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation-600x461.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation-130x100.png 130w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation-439x338.png 439w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation-430x331.png 430w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Creation-200x154.png 200w" sizes="(max-width: 602px) 100vw, 602px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3528" class="wp-caption-text">Die Mitglieder eines Teams können bei der Kanalerstellung dynamisch mit dem Shared Channel verknüpft werden. Neue Team-Mitglieder werden dann künftig automatisch dem freigegeben Kanal hinzugefügt.</figcaption></figure>
<h3>Ownership-Modell</h3>
Wie die Private Channels basieren die Shared Channels auf dem Ownership-Modell. Das bedeutet: Ein Shared Channel kann über einen oder mehrere Besitzer verfügen, welche diesen unabhängig vom Team-Besitzer verwalten können. Die Kanalbesitzer können selbstständig neue Kanalmitglieder einladen. Dabei stehen drei unterschiedliche Einladungsarten zur Auswahl:
<ul>
<li>Personen: Es können individuell Personen des eigenen M365-Tenants oder von anderen M365-Tenants («External») eingeladen werden. Interne Benutzer eines Shared Channel, lassen sich zum Channel Owner befördern. Externe Benutzer können nicht zum Kanalbesitzer hochgestuft werden.</li>
<li>Team: Es kann ein ganzes Teams-Team (intern oder extern) eingeladen werden, dabei wird die Einladung an einen Team-Besitzer gesendet und ein Validierungsprozess gestartet. Der adressierte Team-Besitzer kann dann auswählen, welches seiner Teams er dem Kanal zufügen möchte. Anschliessend kann der Besitzer des Shared Channels prüfen, ob das korrekte Team ausgewählt worden ist und dessen Anschluss bestätigen oder ablehnen. Dieser Prozess ist notwendig um zu vermeiden, dass ein eingeladener Team-Besitzer, ein Team auswählt, dessen Einladung nicht beabsichtigt war.</li>
<li>Team, dessen Besitzer man selber ist: Ein Teams-Besitzer kann eines seiner eigenen Teams, direkt in einen Shared Channel einladen. Der Validierungsprozess wie bei der vorgängigen Einladungsvariante entfällt.</li>
</ul>
<figure id="attachment_3531" aria-describedby="caption-attachment-3531" style="width: 502px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Share-Channel-Dialog.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-3531" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Share-Channel-Dialog.png" alt="Ein Shared Channel kann mit einzelnen Personen aber auch ganzen Teams (intern und extern) geteilt werden." width="502" height="327" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Share-Channel-Dialog.png 502w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Share-Channel-Dialog-300x195.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Share-Channel-Dialog-154x100.png 154w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Share-Channel-Dialog-200x130.png 200w" sizes="(max-width: 502px) 100vw, 502px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3531" class="wp-caption-text">Ein Shared Channel kann mit einzelnen Personen aber auch ganzen Teams (intern und extern) geteilt werden.</figcaption></figure>
<h3>Dynamische Mitgliedschaften</h3>
Wichtig zu beachten: Wird ein ganzes Team in einen Shared Channel eingeladen, wird eine dynamische Mitgliedschaft etabliert. Werden später Mitglieder in einem eingeladenen Team hinzugefügt oder von diesem entfernt, erhalten oder verlieren diese automatisch auch im Shared Channel ihre Zugehörigkeit. Das gilt auch für eingeladene Teams aus externen Tenants. Man sollte sich also bewusst sein, dass im Falle von eingebundenen externen Teams immer auch dessen Besitzer eine gewisse Kontrolle darüber haben, wer Zugang zu einem Shared Channel hat. Immerhin liefert die Mitgliedschaftsübersicht eines Kanals einen guten Überblick über alle Teilnehmer eines freigegeben Kanals (siehe Bild unten).
<figure id="attachment_3530" aria-describedby="caption-attachment-3530" style="width: 768px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-3530 size-us_768_0" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-768x522.png" alt="Teammitglieder können die vollständige Liste aller Channel-Mitglieder einsehen, die sich aus den Besitzern, den einzelnen Mitgliedern und User zusammensetzt, die über ein eingeladenes Team Zugang zum Kanal erhalten." width="768" height="522" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-768x522.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-300x204.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-1024x696.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-600x408.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-147x100.png 147w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-497x338.png 497w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-487x331.png 487w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster-200x136.png 200w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-Membership-Rooster.png 1217w" sizes="(max-width: 768px) 100vw, 768px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3530" class="wp-caption-text">Teammitglieder können die vollständige Liste aller Channel-Mitglieder einsehen, die sich aus den Besitzern, den einzelnen Mitgliedern und User zusammensetzt, die über ein eingeladenes Team Zugang zum Kanal erhalten.</figcaption></figure>
<h2>Neue Möglichkeiten bei der Strukturierung einer Teams-Umgebung</h2>
Das Teilen von Kanälen zwischen verschiedenen Teams Workspaces eröffnet neue Möglichkeiten bei der Art und Weise wie eine Teams-Umgebung strukturiert werden kann. Ein Shared Channel wird in allen Teams-Workspaces, mit denen er geteilt wurde, eingeblendet und mit einem speziellen Symbol ausgezeichnet (siehe Bild unten).
Ein Beispiel für einen gemeinsamen Kanal zwischen zwei Teams: Das HR-Team möchte beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden enger mit der IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um etwa das Bereitmachen neuer Hardware oder das Einrichten von Benutzerkonten besser koordinieren zu können. Statt nun einen neuen, gemeinsamen Teams-Workspace für die HR- und IT-Abteilung aufzuschalten, kann in den beiden bereits bestehenden Teams-Workspaces der Abteilungen der gemeinsame Kanal “IT Onboarding” eingerichtet werden. Über diesen können die beiden Abteilungen die Prozesse koordinieren, ohne dass sie in einen anderen Teams-Workspace wechseln müssen.
<figure id="attachment_3525" aria-describedby="caption-attachment-3525" style="width: 418px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="size-full wp-image-3525" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example.png" alt="Wird ein ganzes Team in einen Shared Channel eingeladen, wird der geteilte Kanal in beiden Teams-Workspaces angezeigt." width="418" height="559" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example.png 418w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example-224x300.png 224w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example-75x100.png 75w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example-253x338.png 253w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example-248x331.png 248w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams_Shared_Channels_OnBoarding_Example-150x200.png 150w" sizes="(max-width: 418px) 100vw, 418px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3525" class="wp-caption-text">Wird ein ganzes Team in einen Shared Channel eingeladen, wird der geteilte Kanal in beiden Teams-Workspaces angezeigt.</figcaption></figure>
Solche Querverbindungen zwischen Teams-Workspaces kann die Anzahl an benötigen Teams erheblich reduzieren. Dabei sind nicht nur bidirektionale Beziehungen, sondern auch Verbindungen zwischen mehreren Teams (bis zu 50) möglich. Ein praktisches Beispiel für eine solche Mehrfach-Beziehung wäre etwa die Etablierung eines Informationskanals durch die IT-Abteilung, über den sie gleich mehrere Teams mit Informationen zu Updates, Systemwartung u.a.m. versorgen kann:
<figure id="attachment_3532" aria-describedby="caption-attachment-3532" style="width: 793px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many.png"><img decoding="async" loading="lazy" class=" wp-image-3532" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many.png" alt="Bidirektionale Verbindungen zwischen verschiedenen Teams-Workspaces." width="793" height="467" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many.png 1602w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-300x177.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-1024x603.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-1536x905.png 1536w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-600x354.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-768x453.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-170x100.png 170w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-574x338.png 574w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-562x331.png 562w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channels-Many-to-Many-200x118.png 200w" sizes="(max-width: 793px) 100vw, 793px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3532" class="wp-caption-text">Bidirektionale Verbindungen zwischen verschiedenen Teams-Workspaces.</figcaption></figure>
<h2>Fehlender Support für Planner, Bots und Moderation</h2>
Analog wie bei einem Standard-Kanal kann ein Kanalbesitzer Apps und Registerkarten zu einem Shared Channel hinzufügen. Apps von Drittanbietern benötigen möglicherweise eine Anpassung, vor allem dann, wenn diese von externen Mitgliedern genutzt werden sollen. Bei den von Microsoft stammenden Apps werden derzeit Planner, Stream und Forms noch nicht unterstützt. Auch fehlt derzeit noch der Support für Erweiterungsmöglichkeiten via Bots, Konnektoren und Messaging Extensions. Alle diese Features plant Microsoft zu einem späteren Zeitpunkt nachzureichen.
Im Gegensatz zu den privaten Kanälen, die nur Meet Now-Besprechungen unterstützen, können in gemeinsamen Kanälen sowohl Meet Now- als auch geplante Besprechungen (Scheduled Meetings) abgehalten werden. Das Planen von Kanalmeetings kann allerdings nur von Benutzern des Host-Tenants durchgeführt werden.
Leider fehlt derzeit auch die Möglichkeit, einen Shared Channel in den Moderations-Modus zu versetzen. Dies wäre insbesondere bei einem über mehrere Teams eingesetzten Informationskanals hilfreich, bei dem man verhindern möchte, dass alle Kanalteilnehmer neue Nachrichten absetzen können.
<h2>SharePoint im Hintergrund</h2>
Wie bei den Private Channels wird auch bei der Erstellung eines Shared Channels im Hintergrund eine eigene SharePoint-Team-Site provisioniert. Diese wird primär für die Ablage von Dokumenten in der von SharePoint zur Verfügung gestellten Dokumentenbibliothek benötigt. Die SharePoint Site des Shared Channels erbt dabei Datenschutz- und Gastzugangs-Einstellungen des eigenen Teams. Diese können auf Site-Ebene nicht überschrieben werden. Wer nicht möchte, dass externe Benutzer auf in der SharePoint-Site gespeicherte Dokumente zugreifen können, muss auf Sensitivity Labels zurückgreifen, um die Dokumente auf interne Zugriffe zu beschränken. Einen Überblick über die einem Team zugeordneten Kanalsites erhält man über das SharePoint-Admin-Interface, indem man dort die Spalte “Kanalsites” einblendet.
<figure id="attachment_3535" aria-describedby="caption-attachment-3535" style="width: 768px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-3535 size-us_768_0" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-768x391.png" alt="Seit kurzem können alle Kanalsites, die einem Team zugeordnet sind, über das SharePoint Admin Interface angezeigt werden." width="768" height="391" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-768x391.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-300x153.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-1024x521.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-600x305.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-197x100.png 197w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-562x286.png 562w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites-200x102.png 200w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/SharePoint-Admin-Center-Hidden-Sites.png 1274w" sizes="(max-width: 768px) 100vw, 768px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3535" class="wp-caption-text">Seit kurzem können alle Kanalsites, die einem Team zugeordnet sind, über das SharePoint Admin Interface angezeigt werden.</figcaption></figure>
<h3>Support für Compliance-Features</h3>
Laut Microsoft sollen die meisten in Teams zur Verfügung stehenden Compliance-Funktionen auch in Shared Channels zur Verfügung stehen. Dazu gehören neben anderem Sensitivity Labels, Retention Policies, Data Loss Prevention (DLP) oder eDiscovery. Auch die AAD Access Reviews, mit denen sich externe Benutzerzugänge regelmässig prüfen lassen, werden von Shared Channels unterstützt.
<h2>Externe Kollaboration via B2B Direct Connect</h2>
Die Einbindung von externen Benutzern in Teams wird bislang mit Gast-Accounts bewerkstelligt, welche im Azure Active Directory des Host-Tenants eingetragen und verwaltet wird. Die Grundlage dafür liefert eine Funktion von AAD namens Azure B2B Collaboration.
Für die Shared Channels kommt nun eine neue Technologie zum Einsatz: Azure B2B Direct Connect. Mit diesem Verfahren kann ein externer Benutzer direkt mit den Anmeldedaten seines Heim-Tenants auf Ressourcen im Host-Tenant zugreifen. Die Authentifizierung von Benutzern gegenüber ihrem Heim-Tenant wird auch vom Host-Tenant respektiert, so dass sich diese nicht mehr separat (mit einem eigenen Gastkonto) beim Host-Tenant anmelden müssen. Diese Funktion ermöglicht auch, dass sich Anwender – wie oben beschrieben – im Teams-Client nicht ständig umloggen müssen, wenn sie auf Teams-Ressourcen von externen Tenants (in denen sie Gast sind) zugreifen wollen.
Microsoft Teams ist die erste M365-Anwendung, welche sich Azure B2B Direct Connect zu Nutze macht. Mittelfristig soll die Direct-Connect-Technologie auch in anderen M365-Diensten zum Einsatz kommen und auch dort die lästige Notwendigkeit reduzieren, ständig zwischen verschiedenen Tenants wechseln zu müssen.
<h3>Vorerst keine Unterstützung für Microsoft Accounts (MSA)</h3>
Gastbenutzer und Azure B2B Collaboration werden in Teams und anderen Microsoft 365-Apps weiterhin eine Rolle spielen. Es ist gibt nach wie vor Vorteile, einen Gast-Account einem Tenant zu haben. Etwa um Mitglied eines ganzen Teams (inkl. aller Kanäle) zu sein oder Anwendungen wie Planner zu nutzen. Zudem unterstützt
Azure B2B Direct Connect derzeit nur Benutzer, welche über ein Azure-AD-Konto eines M365-Tenants verfügen. Das Einbinden von Benutzern mit einem MSA-Konto (Microsoft Account) wird vorerst nicht möglich sein. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Anzahl der in Tenants benötigten Gastkonten mit der Zeit abnehmen wird. Das ist eine positive Entwicklung, weil damit der Verwaltungsaufwand von Gastkonten, welche oft nur über einen kurzen Zeitraum benötigt werden, reduziert wird.
<figure id="attachment_3526" aria-describedby="caption-attachment-3526" style="width: 768px" class="wp-caption alignnone"><a ref="magnificPopup" href="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="wp-image-3526 size-us_768_0" src="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-768x371.png" alt="Damit externe Benutzer zu einem Shared Channel hinzugefügt werden können, müssen erst die Cross-Tenant Access Settings korrekt konfiguriert werden." width="768" height="371" srcset="https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-768x371.png 768w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-300x145.png 300w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-1024x495.png 1024w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-1536x742.png 1536w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-600x290.png 600w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-207x100.png 207w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-562x272.png 562w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect-200x97.png 200w, https://www.bertschy.ch/wp-content/uploads/2022/04/Teams-Shared-Channel-B2B-Direct-Connect.png 1564w" sizes="(max-width: 768px) 100vw, 768px" /></a><figcaption id="caption-attachment-3526" class="wp-caption-text">Damit externe Benutzer zu einem Shared Channel hinzugefügt werden können, müssen erst die Cross-Tenant Access Settings korrekt konfiguriert werden.</figcaption></figure>
<h3>Cross-Tenant Access Settings</h3>
Sowohl B2B Collaboration als auch B2B Direct Connect werden im Azure Active Directory, über die neuen Cross-Tenant Access Settings konfiguriert (unter «External Identities» zu finden). Im Gegensatz zu den oben beschriebenen Teams Policies, bei dem die Shared-Channel-Funktionalität standardmässig aktiviert ist, ist der externe Zugang via B2B Direct Connect per default deaktiviert.
Sollen auch externe Personen aus anderen Microsoft-365-Tenants in einen Shared Channel eingeladen werden können, muss eine sogenannte Vertrauensbeziehung (Trust Relationship) zwischen den involvierten Tenants eingerichtet werden. Hierbei muss die Domain oder Tenant-ID der gewünschten Organisationen in eine Liste eingetragen werden. Die Zugriffseinstellungen (sowohl eingehend als auch ausgehend) für die einzelnen Tenants können von den Standardeinstellungen vererbt oder individuell konfiguriert werden. Alternativ lässt sich B2B Direct Connect auch global für alle externen Tenants öffnen. Das spart zwar lästigen Konfigurationsaufwand, wenn neue Tenants in die Liste aufgenommen werden soll, aus Gründen der Sicherheit, ist eine globale Öffnung jedoch nicht unbedingt zu empfehlen.
Administratoren können den tenant-übergreifenden Zugriff für einen anderen Tenant jederzeit widerrufen. Die Benutzer dieses Tenants verlieren dann innerhalb einer Stunde die Zugangsmöglichkeit auf die gemeinsamen Kanäle.
<h3>AAD-Premium-Funktionen</h3>
Bei AAD-Umgebungen, welche über eine Premium-Abo verfügen, kann der Zugriff nicht nur generell erlaubt, sondern auch individuell auf einzelne Benutzer, Gruppen (Teams) oder Anwendungen beschränkt werden. In Kombination mit den AAD Conditional Access Policies (CAS) lässt sich beispielsweise auch durchsetzen, dass nur externe Konten, welche Multifaktor-Authentifizierung nutzen, auf den eigenen Tenant zugreifen können.
<h3>External-Access-Stolperfallen</h3>
Damit der externe Zugang zu den Shared Channels korrekt funktioniert, müssen einige wichtige Dinge beachtet werden:
<ul>
<li>Beidseitige Konfiguration: B2B Direct Connect muss immer auf beiden Tenants konfiguriert sein. Das bedeutet: Auch die Administratoren von Tenants, aus welchen externe Benutzer eingebunden werden sollen, müssen erst die Cross-Tenant Access Settings so konfigurieren, dass die Zusammenarbeit mit dem einladenden Tenant möglich ist.</li>
<li>Aktivierter Gästezugang: Der der Gästezugang eines Teams darf nicht deaktiviert sein, ansonsten können auch via B2B Direct Connect keine externen Benutzer in einen Shared Channel eingeladen werden.</li>
<li>External Access in Teams: In den Einstellungen im Teams Admin Center für den Exernal Access (Benutzer > Externer Zugriff) müssen die Domänen derjenigen Tenants zugelassen sein, mit denen über Shared Channels zusammengearbeitet werden soll.</li>
</ul>
<h2>Fazit</h2>
Shared Channels eröffnen enormes Potential, sowohl für die interne als auch die externe Zusammenarbeit in einer Teams-Umgebung. Durch die neuen Möglichkeiten wird der Planungsaufwand für die Strukturierung und Informationsarchitektur der Teams-Workspaces erhöht. Bisherige Teams-Umgebungen müssen allenfalls umstrukturiert werden, um die neuen Vorteile auszureizen. Vor allem bei der Einbindung von externen Benutzern sollte dem Themen Sicherheit, Lifecycle-Management und Governance besonders hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden.
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<title>Build 2022: Viel Neues zu AI, Cloud-Entwicklungstools und Teams</title>
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<dc:creator><![CDATA[Urs Bertschy]]></dc:creator>
<pubDate>Wed, 25 May 2022 11:57:32 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[AI]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft Teams]]></category>
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<category><![CDATA[Artificial Intelligence]]></category>
<category><![CDATA[Externe Publikationen]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
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<description><![CDATA[Für das “Swiss IT Magazine” habe ich eine Reihe von Newsartikel rund um Microsofts Entwicklerkonferenz “build 2022” verfasst, welche im Mai 2022 stattfand. Nachfolgend finden Sie die direkten Links zu den Online-Artikeln: Build 2022: AI-Assistenten und -Werkzeuge im Fokus der Microsoft-Entwicklerkonferenz Build 2022: MS Teams erhält Co-Editing für Meetings sowie neue Werkzeuge und APIs Build...
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]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Für das “Swiss IT Magazine” habe ich eine Reihe von Newsartikel rund um Microsofts Entwicklerkonferenz “build 2022” verfasst, welche im Mai 2022 stattfand. Nachfolgend finden Sie die direkten Links zu den Online-Artikeln:
<ul>
<li><a href="https://www.itmagazine.ch/artikel/seite/77219/0/Build_2022_AI-Assistenten_und_-Werkzeuge_im_Fokus_der_Microsoft-Entwicklerkonferenz.html">Build 2022: AI-Assistenten und -Werkzeuge im Fokus der Microsoft-Entwicklerkonferenz</a></li>
<li><a href="https://www.itmagazine.ch/artikel/77221/Build_2022_MS_Teams_erhaelt_Co-Editing_fuer_Meetings_sowie_neue_Werkzeuge_und_APIs.html">Build 2022: MS Teams erhält Co-Editing für Meetings sowie neue Werkzeuge und APIs</a></li>
<li><a href="https://www.itmagazine.ch/artikel/77220/Build_2022_Microsoft_Dev_Box_-_Virtualisierte_Entwicklungsrechner_aus_der_Cloud.html">Build 2022: Microsoft Dev Box – Virtualisierte Entwicklungsrechner aus der Cloud</a></li>
</ul>
Ergänzend dazu ist in der <a href="https://www.itmagazine.ch/heftarchiv/2022/06">Print-Ausgabe 06/2022 des “Swiss IT Magazine” </a>ein ausführlicher Bericht mit allen wichtigen News und Analysen erschienen (Zugang nur für Abonnenten).
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