FEED Validator

for Atom and RSS and KML

Congratulations!

This is a valid RSS feed.

Recommendations

This feed is valid, but interoperability with the widest range of feed readers could be improved by implementing the following recommendations.

line 49, column 0: content:encoded should not contain decoding attribute (3 occurrences) [help]
```
<a href="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purvi ...
```
line 49, column 0: content:encoded should not contain loading attribute (3 occurrences) [help]
```
<a href="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purvi ...
```
line 49, column 0: content:encoded should not contain sizes attribute (3 occurrences) [help]
```
<a href="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purvi ...
```

Source: https://ericburger.nl/feed/

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><rss version="2.0"
xmlns:content="http://purl.org/rss/1.0/modules/content/"
xmlns:wfw="http://wellformedweb.org/CommentAPI/"
xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"
xmlns:atom="http://www.w3.org/2005/Atom"
xmlns:sy="http://purl.org/rss/1.0/modules/syndication/"
xmlns:slash="http://purl.org/rss/1.0/modules/slash/"
>
<channel>
<title>eric burger document management</title>
<atom:link href="https://ericburger.nl/feed/" rel="self" type="application/rss+xml" />
<link>https://ericburger.nl</link>
<description>digitaal werken en digitaal archiveren</description>
<lastBuildDate>Fri, 12 Apr 2024 07:03:19 +0000</lastBuildDate>
<language>nl-NL</language>
<sy:updatePeriod>
hourly </sy:updatePeriod>
<sy:updateFrequency>
1 </sy:updateFrequency>
<image>
<url>https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2020/10/logo-Eric-Burger--150x95.jpg</url>
<title>eric burger document management</title>
<link>https://ericburger.nl</link>
<width>32</width>
<height>32</height>
</image>
<item>
<title>Nieuwe Purview portal – in pubic preview</title>
<link>https://ericburger.nl/microsoft365/nieuwe-purview-portal-in-pubic-preview/</link>
<comments>https://ericburger.nl/microsoft365/nieuwe-purview-portal-in-pubic-preview/#respond</comments>
<dc:creator><![CDATA[Eric Burger]]></dc:creator>
<pubDate>Fri, 12 Apr 2024 07:03:19 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Compliance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft365]]></category>
<category><![CDATA[compliance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[Purview]]></category>
<category><![CDATA[recordsmanagement]]></category>
<guid isPermaLink="false">https://ericburger.nl/?p=4222</guid>
<description><![CDATA[Het Microsoft compliance beheercentrum Purview heeft, nu nog in openbare preview, een make-over gekregen. Openbare preview betekent dat er nog wijzigingen zullen volgen op basis van feedback. Voor wie daar gemachtigd is kan dat met de toggle bovenaan de pagina inschakelen. Het ‘nieuwe Purview’ heet ‘Microsoft Purview Enterprise’, waardoor het huidige Purview in de documentatie … <a class="" href="https://ericburger.nl/microsoft365/nieuwe-purview-portal-in-pubic-preview/"> Nieuwe Purview portal – in pubic preview Lees verder »</a>]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Het Microsoft compliance beheercentrum Purview heeft, nu nog in openbare preview, een make-over gekregen. Openbare preview betekent dat er nog wijzigingen zullen volgen op basis van feedback. Voor wie daar gemachtigd is kan dat met de toggle bovenaan de pagina inschakelen. Het ‘nieuwe Purview’ heet ‘Microsoft Purview Enterprise’, waardoor het huidige Purview in de documentatie meteen is gedegradeerd tot ‘classic Purview.’ En geen paniek, je kan altijd <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/purview/upgrade#switch-back-to-classic-portal">terug naar ‘classic.’</a>
<h6>Compliance voor data èn M365 gecombineerd</h6>
Wat onmiddellijk opvalt is dat de portal zo nadrukkelijk de aandacht vestigt op Azure en andere datalocaties buiten Microsoft 365, waar Purview functionaliteiten zoals informatieveiligheid met vertrouwelijkheidslabels ook hun werking hebben. <a href="https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-purview-licentieafdwinging/">Mits betaald</a> dan natuurlijk. De pagina heeft een tamelijk grote, niet functionele banner, die veel zicht ontneemt op andere onderdelen op de pagina. Zoals onder andere op het zgn. ‘Knowledge Center’, onderaan de pagina, met links naar veel nuttige Microsoft sites.
<a href="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="alignnone size-large wp-image-4237" src="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4-1024x533.png" alt="" width="1024" height="533" srcset="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4-1024x533.png 1024w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4-300x156.png 300w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4-768x400.png 768w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4-1536x799.png 1536w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-4.png 1822w" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" /></a>
Helemaal bovenaan de pagina is er een nieuw zoekvenster, qua plek en vormgeving vergelijkbaar met de andere Microsoft search vensters bovenaan alle applicaties. Eindgebruikers daarvan weten inmiddels dat die vensters allemaal, afhankelijk van de applicatie (Teams, OneDrive, SharePoint, etc.) applicatie- , autorisatie- en contextafhankelijke resultaten teruggeven. Het nieuwe search venster in Purview geeft óók autorisatie-afhankelijke resultaten, maar is bovendien in staat te putten uit de data in Azure datasets (ten overvloede misschien: mits gemachtigd). Naast het zoekvenster zit een hard-roze icoon met raket symbool, waarmee je je ‘klassieke’ Purview kan upgraden naar <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/purview/upgrade">‘Microsoft Purview Enterprise’</a>, een <a href="https://azure.microsoft.com/nl-nl/pricing/details/purview/">vooralsnog gratis</a> upgrade die werkt als je het Azure-abonnement en Resourcegroep invoert. Vanaf dat moment worden de Purview functies voor Azure en die voor Microsoft 365 samengevoegd in één nieuwe portal. In de huidige, ‘klassieke’ portal zagen we van die samenvoeging-in-wording alleen hier en daar een glimp, zoals bij Vertrouwelijkheidslabels (sensitivity labels) voor zowel bestanden en sites in Microsoft 365 als SQL-kolommen en bestanden in Azure Blob Storage.
<h6>Klikken en scrollen</h6>
De tegel ‘Datacatalogus’ daaronder èn de kaart ‘Uw gegevens detecteren’ daar weer onder geven toegang tot Azure data. Ook hier ligt de nadruk op toepassingen voor compliance voor Azure. Of het functioneel is voor Microsoft 365 compliance beheerders, informatieveiligheids-beheerders en recordsmanagers is de vraag, omdat de rest daarvan letterlijk verdwijnt achter veel doorklikken en -scrollen. De overige tegels geven toegang tot specifieke Purview oplossingen zoals Data Loss Prevention, e-Discovery, maar Recordbeheer en Levenscyclusbeheer van Gegevens ontbreken (nog). Die laatste twee zijn dan weer wel te bereiken door verder te klikken op de ‘Alle oplossingen weergeven’ tegel. In deze <a href="https://www.youtube.com/watch?v=lnNj0SAOXyU&t=40s">video van MVP Peter Rising </a>zien we dat het vorig najaar nog een stuk magerder was en ‘work in progress’, maar ook vandaag in april 2024 zijn we er duidelijk nog niet helemaal. ‘Alle oplossingen’ opent dan weer een scherm, vergelijkbaar met de Catalogus uit de ‘classic’ Purview portal:
<a href="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="alignnone size-large wp-image-4235" src="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5-1024x528.png" alt="" width="1024" height="528" srcset="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5-1024x528.png 1024w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5-300x155.png 300w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5-768x396.png 768w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5-1536x792.png 1536w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Purview-5.png 1837w" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" /></a>
<h6>Kenniscentrum</h6>
Terug naar de portalpagina. In de eerste lijn onder de tegels op de startpagina vind je links naar ‘Gerelateerde portals’, waaronder <a href="https://servicetrust.microsoft.com/">Microsoft Service Trust</a>, Defender, Entra en ook <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/fabric/">Fabric</a>. Daaronder een rij aanbevelingen/advertenties voor oplossingen en proefversies van oplossingen, zoals Microsoft Priva. En daaronder dan de aanbevelingen uit en link naar het Kenniscentrum (Knowledge Center), onderverdeeld in ‘Documenten’ (een collectie van documentatie links naar de bekende <a href="https://learn.microsoft.com/nl-nl/purview/records-management">Learn pagina’s</a>), ‘Video’s’ en ‘Blogs’ met een onderverdeling naar type oplossing, zodat recordsmanagers zullen moeten gaan voor ‘Gegevensnaleving’ en ‘Privacy’. Daarmee open je een kwalitatief wisselende bron aan informatie en Microsoft-nieuws in video- en blogformaat, soms gedateerd, soms heel technisch en gedetailleerd, soms een zeer globale advertorial in video vorm. Daardoor is ook de waarde voor de beheerders die hier toegang hebben nogal wisselend. De Learn-pagina’s onder de knop ‘Documenten’ zijn dan weer het meest actueel en nuttig. Het voordeel is overigens wel dat de vaak lastig terug te vinden Microsoft blogs nu op thema zijn gesorteerd.
<h6>Indruk</h6>
Voor wie – zoals ik en andere M365 recordsmanagers en compliance consultants – regelmatig iets te zoeken hebben in Purview is het de vraag wat nu de bijdrage is van de nieuwe Purview portal. Want ten eerste moet je vaak op een zeer specifieke oplossing aan het werk en wil je daar zo snel mogelijk zijn, zonder driedubbel klikken. Dat was in de ‘oude’ portal prettig, met alles in de linkerkolom, mits gemachtigd. Ten tweede zijn slechts weinigen onder de beheerders ‘Compliance administrator’, omdat in de meeste organisaties namelijk niemand al die compliance-rollen in zich verenigt. De toegang tot oplossingen en ‘gerelateerde portals’ is dan in deze nieuwe Purview portal voor de meeste functionarissen in de echte wereld veel te ruim. Ook is het aantal beheerders dat zowel recordsmanagement en veiligheid voor documenten als voor data in de Microsoft cloud bedienen nu nog zeer beperkt. Het zijn nu nog gescheiden werelden waarin men elkaar vaak nog moet vinden. Misschien straks in die nieuwe portal.
Microsoft Purview Enterprise portal is daarmee iets tussen een informatieve intranetpagina en een specialistisch beheercentrum in geworden. In deze tijden van terechte veiligheidsoverwegingen, waar priviliged access management word of the day is zie ik de toegang voor bijvoorbeeld M365 informatiebeheerders en -recordsmanagers eerder af- dan toenemen. En zijn we denk ik voor nu meer gebaat bij een werkend ‘deurtje’ naar onze specifieke taken, dan naar een heuse ‘portal’. Maar ik kijk op termijn graag nog eens een keer en leer graag van jullie ervaringen!
<hr />
Afbeelding: gegenereerd met Ideogram
]]></content:encoded>
<wfw:commentRss>https://ericburger.nl/microsoft365/nieuwe-purview-portal-in-pubic-preview/feed/</wfw:commentRss>
<slash:comments>0</slash:comments>
</item>
<item>
<title>Microsoft Purview licentieafdwinging</title>
<link>https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-purview-licentieafdwinging/</link>
<comments>https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-purview-licentieafdwinging/#respond</comments>
<dc:creator><![CDATA[Eric Burger]]></dc:creator>
<pubDate>Tue, 09 Apr 2024 12:40:24 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Compliance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft365]]></category>
<category><![CDATA[compliance]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[Purview]]></category>
<guid isPermaLink="false">https://ericburger.nl/?p=4214</guid>
<description><![CDATA[Gisteren, 8 april 2024 jl. verscheen bericht MC772557 in het Microsoft 365 Berichtencentrum: ‘Kennisgeving van licentiewijziging voor standaardvertrouwelijkheidslabels voor Microsoft SharePoint-documentbibliotheken.’ Dat klonk al weer wat vriendelijker dan de vooraankondiging MC736438 van 13 maart ‘Licentieafdwinging voor Microsoft Purview Information Protection voor vertrouwelijkheidslabels.’ Maar voor de goede verstaander is de boodschap helder: Microsoft is bezig om … <a class="" href="https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-purview-licentieafdwinging/"> Microsoft Purview licentieafdwinging Lees verder »</a>]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Gisteren, 8 april 2024 jl. verscheen bericht <a href="https://admin.microsoft.com/?auth_upn=eric%40ericburger.nl&source=applauncher&ref=MessageCenter/:/messages/MC772557">MC772557</a> in het Microsoft 365 Berichtencentrum: ‘Kennisgeving van licentiewijziging voor standaardvertrouwelijkheidslabels voor Microsoft SharePoint-documentbibliotheken.’ Dat klonk al weer wat vriendelijker dan de vooraankondiging <a href="https://admin.microsoft.com/?auth_upn=eric%40ericburger.nl&source=applauncher&ref=MessageCenter/:/messages/MC736438">MC736438</a> van 13 maart ‘Licentieafdwinging voor Microsoft Purview Information Protection voor vertrouwelijkheidslabels.’ Maar voor de goede verstaander is de boodschap helder: Microsoft is bezig om de inkoop van voldoende E5 licenties af te dwingen. Dat wil zeggen: technisch af te dwingen, want het was altijd al voorschrift om compliant te zijn met de Microsoft licentievereisten. Al kon of wilde Microsoft dat lange tijd niet technisch waar maken. Waardoor veel organisaties met een beperkt aantal E5 licenties toch in staat waren om de geavanceerde functies voor geautomatiseerde informatieveiligheid te gebruiken. Dus eigenlijk gaan organisaties nu gewoon betalen voor wat toch al had moeten gebeuren.
Natuurlijk doet dit meteen bij Microsoft 365 recordsmanagers de vraag rijzen of dit op gelijke wijze ook zal gelden voor de E5 functionaliteiten voor geautomatiseerde archivering? Dus automatische toekenning van retentielabels en het gebruiken van adaptive scopes? Want dat vermelden de berichten niet. Nog niet althans.
Voor welke vertrouwelijkheidslabels geldt de wijziging?
Organisaties die documentbibliotheken beveiligen met een standaardvertrouwelijkheidslabel (Eng.: ‘default sensitivitylabel’ in de <a href="https://admin.microsoft.com/?auth_upn=eric%40ericburger.nl&source=applauncher&ref=MessageCenter/:/messages/MC736438">documentatie</a>) zullen rekening moeten houden met de volgende mogelijkheden en beperkingen vanaf ‘medio mei’ of ‘na mei’ 2024, aldus MC772557:
<ul>
<li>bestaande SharePoint Online-documentbibliotheeklabels met geconfigureerde standaardwaarden blijven werken;</li>
<li>beheerders kunnen het standaard vertrouwelijkheidslabel van de SharePoint Online-documentbibliotheek wel nog verwijderen;</li>
<li>beheerders kunnen toegepaste standaard vertrouwelijkheidslabels niet langer bewerken;</li>
<li>nieuwe SharePoint-sites en SharePoint-documentbibliotheken staan niet toe dat u deze functie nog gebruikt.</li>
</ul>
Onduidelijke communicatie
Het eerdere bericht, MC736438 van medio maart, stelde dat ‘vanaf januari 2024 nieuwe klanten echter Microsoft 365 E5/A5/G5 of E5-conformiteit of Microsoft 365 E5/A5/G5 Informatiebeveiliging en -beheer of Office 365 E5/A5/G5 nodig om vertrouwelijkheidslabels voor informatiebeveiliging te gebruiken of te blijven gebruiken.’ Dus E5 of gelijkwaardig om überhaupt vertrouwelijkheidslabels te kunnen gaan gebruiken? Zelfs handmatig toegekende? Dat kan niet waar zijn omdat de <a href="https://learn.microsoft.com/nl-nl/office365/servicedescriptions/microsoft-365-service-descriptions/microsoft-365-tenantlevel-services-licensing-guidance/microsoft-365-security-compliance-licensing-guidance#which-licenses-provide-the-rights-for-a-user-to-benefit-from-the-service-18">licentie vereisten in de documentatie</a> nadrukkelijk ook E3 noemen voor handmatige toekenning. Zie ook de <a href="https://office365itpros.com/2024/04/05/information-protection-license-rule/">blog van Tony Redmond</a> die de onduidelijkheid opmerkt.
<a href="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Message-center-Microsoft-365-beheercentrum.png"><img decoding="async" loading="lazy" class="alignnone size-full wp-image-4217" src="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Message-center-Microsoft-365-beheercentrum.png" alt="" width="921" height="419" srcset="https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Message-center-Microsoft-365-beheercentrum.png 921w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Message-center-Microsoft-365-beheercentrum-300x136.png 300w, https://ericburger.nl/wp-content/uploads/2024/04/Message-center-Microsoft-365-beheercentrum-768x349.png 768w" sizes="(max-width: 921px) 100vw, 921px" /></a>
Verder gaf het eerste bericht van medio maart een ‘respijt-periode’ (grace period) aan bestaande klanten van zo’n drie weken, ‘tot begin april’ 2024, wat natuurlijk bizar kort is als je kijkt naar de wijze van licentie inkopen van veel organisaties. Op 8 april laat Microsoft al weten ‘U ontvangt dit bericht als herinnering,’ met uitstel van effectuering tot medio of einde mei. Het is voor veel M365 beheerteams te kort om überhaupt de berichten in de portal tijdig te bespreken (dat doen jullie toch wel?) en op waarde te schatten! Maar goed, daar is dus iets verlenging bij gekomen en hebben jullie iedereen in mei 2024 netjes gelicenseerd. Want betalen voor wat je licentie-technisch toch al had moeten betalen, er is immers no such thing as a free lunch!
<hr />
afbeelding: gegenereerd met Photoleap
 
]]></content:encoded>
<wfw:commentRss>https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-purview-licentieafdwinging/feed/</wfw:commentRss>
<slash:comments>0</slash:comments>
</item>
<item>
<title>Openbaarheid, document-begrip en archivering-by-design</title>
<link>https://ericburger.nl/recordsmanagement/openbaarheid-document-begrip-en-archivering-by-design/</link>
<comments>https://ericburger.nl/recordsmanagement/openbaarheid-document-begrip-en-archivering-by-design/#comments</comments>
<dc:creator><![CDATA[Eric Burger]]></dc:creator>
<pubDate>Thu, 28 Mar 2024 13:36:05 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Compliance]]></category>
<category><![CDATA[openbaarheid]]></category>
<category><![CDATA[recordsmanagement]]></category>
<category><![CDATA[compliance]]></category>
<category><![CDATA[emailarchivering]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<category><![CDATA[zaakgericht werken]]></category>
<guid isPermaLink="false">https://ericburger.nl/?p=4193</guid>
<description><![CDATA[Indieners van WOO-verzoeken stellen vragen aan overheidsorganen omdat ze iets willen weten: ze hoeven zich niet te bekommeren om de vraag waar de informatie vandaan mag komen. Of het nu uit een digitaal archief, een zaaksysteem of mailbox mag komen. Of uit een digitale ‘samenwerkingsomgeving’ zoals Teams en SharePoint ook vaak worden aangeduid binnen organisaties. … <a class="" href="https://ericburger.nl/recordsmanagement/openbaarheid-document-begrip-en-archivering-by-design/"> Openbaarheid, document-begrip en archivering-by-design Lees verder »</a>]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Indieners van WOO-verzoeken stellen vragen aan overheidsorganen omdat ze iets willen weten: ze hoeven zich niet te bekommeren om de vraag waar de informatie vandaan mag komen. Of het nu uit een digitaal archief, een zaaksysteem of mailbox mag komen. Of uit een digitale ‘samenwerkingsomgeving’ zoals Teams en SharePoint ook vaak worden aangeduid binnen organisaties. Dat informatiebeheerders, recordsmanagers en beleidsmakers verkrampt blijven vasthouden aan juridisch of archivistisch niet-bestaande concepten als ‘archiefwaardig’ brengt organisaties meer in problemen dan dat het vooruit helpt.
De WOO en de Archiefwet en documenten
De WOO verstaat onder ‘document’ een door een orgaan, persoon of college opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens (mijn curs.) dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college. Ook de Archiefwet, zowel de geldende AW95 als de nieuwe wet, bekreunt zich niet om de vindplaats van informatie, want ‘archiefbescheiden’ (straks ‘documenten’) hebben een vergelijkbare definitie. En dat kunnen dus tekstdocumenten zijn, e-mailberichten, chatberichten, maar ook gegevenssets in databases.
‘Archiefwaardig’
Meer dan tien jaar gelden, toen het op Twitter (nu X) nog gezellig was, maakten we ons met een groepje archiefdeskundigen van binnen en buiten de overheid vrolijk over de term ’archiefwaardig’.*) Nu komt deze term in het geheel niet voor in WOO, AW95 of nieuwe wetstekst**). En is de term als een soort pseudo-jargon bij leveranciers van archiefsystemen, maar ook in informatiebeheer kringen zelf een eigen leven gaan leiden, met velerlei betekenissen.
Zo kan je ‘archiefwaardige documenten’ hebben, in de zin dat ze ‘het waard zijn om te archiveren’, in tegenstelling tot andere documenten uit hetzelfde project of dossier die dat dan blijkbaar niet zijn. Ook kan je documenten ’archiefwaardig opslaan’, wat dan inhoudt dat je ze van de juiste metadata, doorgaans conform MDTO, zal voorzien en in een zaak- of archiefsysteem opslaat met de passende bewaartermijn erbij. Soms ook in een PDF/A formaat, als is de PDF/A-isering van bestanden wat teruggedrongen nu de standaardformaten van het Nationaal Archief wat liberaler zijn geworden. Maar we zijn er nog niet, want er bestaat ook zoiets als ‘archiefwaardige systemen’, wat dan zaaksystemen zijn of archiveringsoplossingen die documenten dan – natuurlijk – ‘archiefwaardig’ kunnen opslaan en bewaren.
De consequentie van dit ‘concept’ (ik zet het ook maar tussen aanhalingstekens) is dat er door informatiebeheerders juist wordt weg bewogen van het juridische concept van ‘archiefbescheiden’ of, moderner conform WOO en nieuwe Archiefwet, ‘documenten’. Want waar informatiebeheerders hun inspanningen concentreren op het stimuleren van plaatsing van bepaalde documenten in een zaaksysteem of DMS, gaat de aandacht voor alle andere informatie, die evengoed onder het wettelijke document-begrip valt, gemakkelijk verloren.
Gevolgen van het systeem-denken
Het wettelijke document-begrip wordt door overheidsfunctionarissen dus teveel verbonden met de systemen. Documenten zijn immers per definitie ‘documenten’ in de zin van openbaarheids- en archiefwetgeving en niet pas als ze in het zaak- of archiefsysteem zijn beland. Dat die systemen zo’n document vervolgens kunnen kwalificeren als ‘record’ of ‘zaakstuk’ of zoiets, doet aan dat principe niets af, maar voegt er hoogstens technische kenmerken of functionaliteit aan toe, zoals een bewaking van de bewaartermijn bijvoorbeeld. Het gevolg is wel dat we inmiddels zitten met fileshares met terabytes aan documenten, waarvan we geen idee meer hebben of die nu wel of niet bewaard hadden moeten blijven en voor hoe lang. Of dat ze überhaupt wel naar een ‘archiefwaardig systeem’ waren gekopieerd. Waar ze dan zorgvuldig blijven bewaard totdat ze netjes en procedureel vernietigd worden. Met achterblijven van hun digitale ‘origineel’ dan natuurlijk, wat formele Archiefwettelijke vernietiging tot een compleet <a href="https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-archiefselectielijst-dilemmas/">ambtelijk ritueel</a> heeft gemaakt.
Hetzelfde geldt voor e-mail in mailboxen. Toen vrijwel alle DIVers waren wegbezuinigd – omdat alles toch digitaal zou worden, duh – puilden de mailboxen al uit. En aangezien te weinig ambtenaren waren te bewegen tot het zorgvuldig verplaatsen van ‘archiefwaardige e-mails’ naar het ‘archiefwaardige systeem’ is er als noodverband een afzonderlijke regel voor mailbox archivering bij gekomen. Waarbij feitelijk alles bewaard zal blijven in die boxen, tenzij de ambtenaar het als persoonlijk aanmerkt en vroegtijdig verwijdert. Dat noch de verzoeker vanuit de WOO, noch de jurisprudentie enig boodschap heeft aan waar die ene e-mail nou is (want zelfs <a href="https://nkoo.nl/actueel/raad-van-state-zoeken-in-back-up-e-mailaccounts/">mailboxen van opgeheven accounts</a> zijn niet gevrijwaard van levering bij WOO-verzoeken!) zou aan het denken moeten zetten.
Samenwerkingsomgeving en archivering
Teams en SharePoint zijn in veel overheidsorganisaties geïntroduceerd als ‘samenwerkingsomgeving’. Voor informatiebeheer betekende het dat ze zich kon blijven concentreren op het bevorderen van het gebruik van zaaksystemen of DMS door de collega-ambtenaren. Documenten in de samenwerkingsomgeving zijn dan immers, vergelijkbaar met de fileshare daarvoor, geen ‘archiefwaardige documenten’. Zijn ze dat wel, dan moeten ze nog steeds veelal handmatig verplaatst of gekopieerd naar het archiefsysteem.
Voor ICT afdelingen was het concept van ‘samenwerkingsomgeving’ ook een uitkomst, dan konden ze dit sneller, als een technisch concept naar de gebruikers uitrollen en was lifecycle management, laat staan recordsmanagement hooguit een project voor ‘later’. Gelukkig zien we dat in veel organisaties tijdig de ogen geopend zijn voor de risico’s en dat informatiebeheerders en ICT elkaar beter weten te vinden. En dat vorm wordt gegeven <a href="https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-5-essentiele-stappen-ter-voorbereiding-van-je-implementatie/">aan ‘archiving-by-design’ in onder andere Microsoft 365 Teams en SharePoint</a>.
Want inmiddels zijn die organisaties duizenden onbeheerde teams en SharePoint teamsites verder, groeit de dataopslag – en document opslag! – de pan uit. Onbeheerd betekent chaotisch. Onbeheerd betekent ook dat de opslag van die documenten, wat evenzogoed ook ‘documenten’ zijn als omschreven in wet- en regelgeving, aan geen enkele voorwaarde voldoet. Gebruikers kunnen ze muteren en verwijderen, het is ook volstrekt niet te overzien welke documenten in welke versie of status dan als ‘archiefwaardig’ in zo’n ‘archiefwaardig systeem’ terecht zijn gekomen.
En het principe van informatiebeheer om definitieve of vastgestelde documenten in een zaaksysteem of DMS te willen laten opslaan, laat niet onverlet dat onder WOO <a href="https://www.binnenlandsbestuur.nl/juridisch/waarom-het-ministerie-concepten-niet-wil-verspreiden">concept documenten</a> evenzogoed documenten zijn onder het document-begrip van de wet.
En dan hebben we het nog over tekstdocumenten in de klassieke zin, want e-mailberichten, chatberichten, data in systemen: het kunnen allemaal documenten zijn in de zin van de WOO en Archiefwet.
De zoekslag en de systemen
In informatie die je niet meer hebt, informatie in verschillende versies of informatie die je niet meer kunt vinden is het moeizaam zoeken voor informatiebeheerders, WOO-ondersteuners en recordsmanagers. Een beperkt, van informatiewetten losgezongen beeld van het document-begrip draagt ook niet bij tot betere vindbaarheid. Een organisatie kan bij een te beperkte levering van stukken in antwoord op een WOO-verzoek ook niet volstaan met ‘we hebben in het documentmanagementsysteem gekeken en niets meer gevonden.’ Een organisatie mag een WOO-besluit ook niet uitstellen met een beroep op ‘de ingewikkelde zoektocht naar en de hoeveelheid aan documenten.’ Daar maakt <a href="https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI:NL:RBMNE:2024:1386">de rechter korte metten</a> mee namelijk. Inmiddels is ook de Raad van State in <a href="https://www.raadvanstate.nl/uitspraken/@141476/202200795-1-a3/">recente uitspraken (31-01-2024)</a> expliciet over zorgvuldige verantwoording van de verrichtte zoekslag:
<blockquote>“een bestuursorgaan [moet] voldoende inzichtelijk maken hoe het de zoekslag heeft verricht. Die zoekslag moet zorgvuldig zijn. Het voldoende inzichtelijk maken van de zoekslag kan het bestuursorgaan bewerkstelligen door bijvoorbeeld specifiek te vermelden welke systemen zijn geraadpleegd, welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen, welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.”</blockquote>
Tot slot
Beleidsmakers en uitvoerders op het terrein van informatiebeheer en openbaarheid zouden langer kunnen <a href="https://nkoo.nl/course/documenten-bewaren-zoeken-en-vinden-werken-aan-en-goed-woo-besluit/">stilstaan bij het document-begrip</a> in wet- en regelgeving, de praktische consequenties daarvan voor informatie-opslag en <a href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-archiveren-by-design">archivering-by-design</a> in systemen èn de noodzaak om de gehele document-huishouding te betrekken in <a href="https://nkoo.nl/updates/raad-van-state-het-kader-om-duidelijk-te-maken-hoe-is-gezocht/">de zoekslag</a>. Want óók de jurisprudentie geeft daarbij inmiddels voldoende richting: als je als organisatie niet precies kunt verantwoorden hoe en waar je hebt gezocht, heb je een probleem.
—–
*) Rienk Jonker schreef op <a href="https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/archiefwaardig-recordness-en-procesgebonden-informatie">woensdag 14-10-2009</a>: “Om de boel niet complexer te maken dan het soms al is zou ik als het even kan het begrip archiefwaardig zoveel mogelijk vermijden en gebruik maken van het samengestelde begrip procesgebonden informatie.”
**) ja in de <a href="https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=2021D44411">Memorie van Toelichting</a> heeft iemand op pagina 20 bij het verwijzen naar het papieren tijdperk (zo wordt het ook echt genoemd) er toch iets in weten te frommelen: “In deze context werd wel gesproken over het al of niet “archiefwaardig” zijn van documenten.”
—-
Afbeelding: Copilot Image Designer
]]></content:encoded>
<wfw:commentRss>https://ericburger.nl/recordsmanagement/openbaarheid-document-begrip-en-archivering-by-design/feed/</wfw:commentRss>
<slash:comments>2</slash:comments>
</item>
<item>
<title>Microsoft 365 recordsmanagement 5 essentiële stappen ter voorbereiding van je implementatie</title>
<link>https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-5-essentiele-stappen-ter-voorbereiding-van-je-implementatie/</link>
<comments>https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-5-essentiele-stappen-ter-voorbereiding-van-je-implementatie/#comments</comments>
<dc:creator><![CDATA[Eric Burger]]></dc:creator>
<pubDate>Tue, 19 Dec 2023 16:06:20 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Microsoft365]]></category>
<category><![CDATA[recordsmanagement]]></category>
<category><![CDATA[compliance]]></category>
<category><![CDATA[governance]]></category>
<category><![CDATA[implementatie]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<guid isPermaLink="false">https://ericburger.nl/?p=4135</guid>
<description><![CDATA[Nu Archiefwetplichtige organisaties de mogelijkheden van Microsoft 365 recordsmanagement in de praktijk brengen groeit er gelukkig ook een best practice die sneller tot toepasbare resultaten leidt. Daarom dit 5-stappen plan om je recordsmanagement implementatie in Microsoft 365 efficiënt voor te bereiden, waarbij ik ook zal aangeven wat de risico’s voor een organisatie zijn bij verzuimen … <a class="" href="https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-5-essentiele-stappen-ter-voorbereiding-van-je-implementatie/"> Microsoft 365 recordsmanagement 5 essentiële stappen ter voorbereiding van je implementatie Lees verder »</a>]]></description>
<content:encoded><![CDATA[Nu Archiefwetplichtige organisaties de mogelijkheden van Microsoft 365 recordsmanagement in de praktijk brengen groeit er gelukkig ook een best practice die sneller tot toepasbare resultaten leidt. Daarom dit 5-stappen plan om je recordsmanagement implementatie in Microsoft 365 efficiënt voor te bereiden, waarbij ik ook zal aangeven wat de risico’s voor een organisatie zijn bij verzuimen van één of meer.
<ol>
<li>Onderkennen archiving-by-design principes</li>
</ol>
Archiveren – Archiefwetplichtige organisaties verwachten vaak van medewerkers dat ze documenten zullen archiveren in een afzonderlijk systeem, zoals een document management systeem of zaaksysteem. Afhankelijk van proces, organisatiecultuur en medewerker gebeurt dat onvoldoende. Maar zelfs waar dat goed gaat leidt het tot achterblijven van grote hoeveelheden documenten en andere informatie in opslagsystemen die niet geschikt zijn – of niet geschikt gemaakt – voor archivering. Niet voor niets besteedt het Nationaal Archief aandacht aan deze problematiek met onder andere een nuttige <a href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-archiveren-by-design">Handreiking Archiveren by design</a>. Het risico dat archivering niet wordt toegepast in informatiesystemen is groot: informatie wordt niet tijdig vernietigd waar dat wettelijk wel verplicht is, vanwege privacy of andere regelgeving. Bovendien: ‘compliant’ archief vernietigen, alléén in je DMS of zaaksysteem, zonder om te zien naar je opslag in mailboxen, fileshare, SharePoint sites, intranet, etc. <a href="https://ericburger.nl/office365/archiving-by-design-office-365-en-archiefvernietiging/">is een farce</a>. En: informatie moet geleverd kunnen worden, vanwege de Wet Open Overheid (WOO), of deze nu in een archiefsysteem zit of elders was opgeslagen. Ook is iedere organisatie met een volle fileshare er inmiddels achter dat deze achteraf nauwelijks meer zorgvuldig is te schonen van redundante of verplicht te vernietigen bestanden.
By design – Het laatste doet zich ook voor als organisaties aan de slag zijn gegaan met werken in de cloud, in Microsoft teams en SharePoint Online. Waar archiveren een uitgestelde ‘tweede fase’ van het implementatie programma was, blijven organisaties achter met honderden, soms duizenden teams in Teams waarmee alleen nog tegen een hoge inspanning en kosten iets te beginnen valt, handmatig of met scripts, om deze te herstructureren, migreren, schonen, archiveren of verwijderen. Erkennen dat er vanaf dag 1 aandacht moet zijn voor archivering van content in Microsoft 365 is een must om deze risico’s te mijden of beheersbaar te houden. Archiving-by-design houdt tevens in dat je ontwerp van werkruimten in Teams/SharePoint vanaf creatie voldoende metadata kenmerken bevat om de juiste bewaartermijnen op de juiste plek beschikbaar te kunnen stellen (zie stap 3 en 4).
<ol start="2">
<li>Voldoende kennis van recordsmanagement met Microsoft Purview</li>
</ol>
Licenties – Organisaties kopen steeds vaker dure E5 licenties in, maar kennis van de daarmee toe te passen extra functionaliteiten beperkt zich te vaak nog tot de Purview vertrouwelijkheidslabels. Op zich begrijpelijk dat organisaties zich bij samenwerking in de cloud van extra veiligheid willen vergewissen. Maar de extra E5 mogelijkheden van <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/purview/records-management">Purview Recordbeheer</a> (zoals geautomatiseerde archivering, vernietigingslijst, verklaring vernietiging), audit log (extra bewaarduur loggegevens) en eDiscovery Premium (extra zoek- en analyse mogelijkheden voor o.a. WOO cases, hotspot archivering door <a href="https://www.microsoft.com/en-ie/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=93268">hold-functionaliteit</a>, export) zijn minder bekend, zowel onder beheerders als consultants.
Adaptive scopes – Vanuit Purview kan de organisatie, mits E5 licenties ingekocht, ook gebruik maken van <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/purview/purview-adaptive-scopes#advantages-of-using-adaptive-scopes">adaptive scopes (of: adaptieve bereiken in het NL)</a> om de beschikbaarheid van bewaartermijnen bij team creatie te garanderen door een metadatawaarde (in de zgn. propertybag van de teamsite, bijvoorbeeld een waarde die het betreffende bedrijfsproces uitdrukt) te verbinden met de bijbehorende bewaartermijn in het retentielabel. Een eenvoudiger, maar veel grofmaziger toepassing van adaptive scopes is het verbinden van een prefix in de Team naam of URL met een retentielabel, als in ‘PRJ-Implementatie M365’. Omdat sommige geavanceerde maatregelen niet binnen de user interface van Purview zijn te nemen, is het bovendien noodzakelijk dat de organisatie zich van de beschikbaarheid van Powershell kennis en toegang verzekert. Hoewel ook sommige provisioning oplossingen (zie stap 4) in staat zijn om een <a href="https://www.orchestry.com/insight/property-bags-orchestry">metadatawaarde naar een propertybag</a> weg te schrijven.
Scholing en machtigingen – Voldoende kennis komt met scholing, maar ook met samenwerking in een governanceteam waar <a href="https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-365-governance-en-de-informatiebeheerder-rollen-en-machtigingen/">recordsmanagers en informatiebeheerders over voldoende machtigingen beschikken</a> voor toegang tot de beheercentra. Dat wil zeggen: Purview voor archivering en eventueel openbaarheid, SharePoint beheercentrum voor metadatabeheer. En vergeet daarbij niet dat ook het Teams beheercentrum instellingen bevat die informatiebeheer raken (verwijdering vergaderopnamen, verwijdering chatberichten, toestaan privé- en gedeelde kanalen). Voldoende toegang èn samenwerking tussen informatiebeheerders en functioneel beheerders is essentieel om een compliant Microsoft 365 platform te realiseren. Waar dat niet gebeurt of <a href="https://ericburger.nl/microsoft365/recordsmanagement-en-governance-in-microsoft-365-beheer-perikelen-in-de-cloud/">waar beheer onder ingewikkelde voorwaarden is uitbesteed</a>, zie je gebeuren dat die weg onnodig langer en moeizamer wordt.
<ol start="3">
<li>Bepalen standaardinrichtingen, metadataset en bewaartermijnen </li>
</ol>
Standaardinrichtingen – Organisaties met succesvolle implementaties werken vanuit zogenaamde standaardinrichtingen: templates voor werkruimten, bestaande uit een ingericht team in Teams en teamsite in SharePoint. Een standaardinrichting bestaat doorgaans uit een inrichting voor een minimaal aantal kanalen, een mappen- of dossierstructuur, mate van vertrouwelijkheid, een metadataset en – liefst – één bewaartermijn. Ook kunnen aanvullende applicaties van Microsoft of andere leveranciers deel uit maken van de werkruimte template.
Metadata – De metadataset kan, afhankelijk van standaarden of voorschriften worden samengesteld vanuit het SharePoint beheercentrum met zgn. inhoudstypen. Inhoudstype is de SharePoint functionaliteit die een document zijn voorgeschreven metadataset meegeeft. Bedenk dat ieder SharePoint document (inhoudstype: ‘Document’) standaard al zo’n 30-35 metadatavelden (‘kolommen’) meekrijgt en dat daarvan een gedeelte vanuit Purview ingevuld zal worden door functionaliteiten als retentielabel (vier kolommen) en vertrouwelijkheidslabel (één kolom). Organisaties kiezen daarbij in mijn praktijk steeds vaker voor een standaard- of basis metadataset via een custom inhoudstype, die afhankelijk van de standaardinrichting (bv. ‘Project’, ‘Afdeling’) wordt uitgebreid met relevante kolommen en waardesets.
Project werkruimte – Meestal wordt daarbij gestart met projecten, omdat dit ten eerste helpt om compliant projectarchivering voor elkaar te krijgen – doorgaans niet of niet goed genoeg in een zaaksysteem of DMS. Ten tweede zijn inrichtingskeuzes eenvoudiger dan voor andere standaardinrichtingen. Het sluiten en archiveren van projecten blijft daarbij een opgave bij ontbreken van centraal management van project-décharge. Projecten kunnen via Teams beheer dan wel op ‘alleen lezen’ worden gezet (wat ‘Archiveren’ heet in de beheer UI!), maar het echte archiveren gebeurt via een retentielabel, waarbij de bewaartermijn naar wens voor alle documenten tegelijk in de documentenbibliotheek van het project kan worden geactiveerd. Het gescript combineren van deze handelingen, vanuit een governance/provisioning oplossing òf een status SharePoint lijst, is dan natuurlijk aantrekkelijker. Natuurlijk kan het nodig zijn om voor verschillende typen projecten (denk aan: buitenruimte projecten, IT-projecten, aanbestedingen, etc.) verschillende passende standaardinrichtingen aan te bieden. Sommige provisioning tooling (zie 4.) is in staat om binnen één werkuimte template optionele functionaliteiten of applicaties aan te bieden, om zo het totale werkruimten-aanbod binnen de perken te houden.
Afdeling werkruimte – Ook voor organisatieonderdelen, (generieke) processen en besluitvorming worden vaak standaardinrichtingen ontworpen. Afdelingsteams wijken daarbij af van projecten omdat ze continue zijn en er dus continue archivering moet worden aangeboden. Het handmatig sluiten en archiveren van dossiers zie ik daarbij geleidelijk aan vervangen worden door <a href="https://joannecklein.com/2022/02/08/apply-a-retention-label-x-days-after-last-modified/">automatische archivering op basis van ‘X-tijd na datum gewijzigd’</a>. Let er op deze optie te koppelen aan een custom inhoudstype voor afdelingsdocument, dat je dan meeneemt in de Afdeling-werkruimtesjabloon. Onvermijdelijk wringt deze archiveringsoplossing met de complexiteit van veel archiefselectielijsten (met termijn uitzonderingen voor ‘eindproduct’ t.o.v. concepten, na ‘vervallen [document]’, na ‘intrekken [document]’, etc.). Maar toon mij een organisatie waar dit correct gebeurt – en dan zonder na vernietiging in het DMS of zaaksysteem achterblijven van kopieën op andere plaatsen – en ik toon je een organisatie met net zoveel informatiebeheerders als medewerkers.
<ol start="4">
<li>Oplossing provisioning</li>
</ol>
Omdat Microsoft Teams in het toepassen van standaard sjablonen voor team-creatie alleen kan voorzien in een keuze voor voorgedefinieerde kanalen (en dus corresponderende SharePoint mappen) schiet deze functionaliteit ernstig tekort voor ons doel: à la minute compliant werkruimten creëren ‘by design’. Wat nodig is: aanvullende tooling die minimaal voorziet in
<ul>
<li>Team/teamsite sjablonen obv een voorbeeld team</li>
<li>Flexibele aanpassing sjabloon voor wijzigingen</li>
<li>Toepassing metadatakolommen en inhoudstypen in SharePoint</li>
<li>Standaard metadatawaarden voor de documentenbibliotheek</li>
<li>Metadatawaarden voor de zgn. propertybag, voor ondersteuning van bewaartermijnen</li>
<li>Vertrouwelijkheid en (extern) delen</li>
<li>Eigenaarschap en autorisatiegroep</li>
<li>Lifecycle management (waaronder waarschuwingen, beheer op inactiviteit)</li>
</ul>
Provisioning software uit de markt voorziet in meer of mindere mate in deze functionaliteiten, waarbij leveranciers meestal een combinatie van Teams/SharePoint provisioning en governance/lifecycle management aanbieden. De Microsoft community biedt ook <a href="https://github.com/pnp/provision-assist-m365">PnP code aan as-is</a>, om zelf een oplossing te bouwen, al zal het daarmee alleen met inzet van programmeurs mogelijk zijn de oplossingen uit de markt en vooral de doorontwikkeling van de producten en aanpassing aan de veranderende Microsoft omgeving bij te houden.
<ol start="5">
<li>Inrichten in test, daarna in productie</li>
</ol>
Test tenant – Inrichten en wijzigen van archivering in Microsoft 365 kan niet alleen documenten in SharePoint raken, ook kunnen regels voor behoud, gecontroleerde vernietiging of juist snelle verwijdering betrekking hebben op documenten in OneDrive, e-mail en attachments in Exchange Online, Viva Engage berichten (vh Yammer), Teams individuele chat en Teams kanaalpostings. En inmiddels ook op Copilot-prompts van gebruikers. Het risico <a href="https://office365itpros.com/2020/08/26/teams-retention-error-removes-data/">dat je de chat van 145.000 gebruikers onbedoeld verwijdert is helaas reëel</a> gebleken. Hoewel de zgn. <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/purview/apply-retention-labels-automatically#learn-about-simulation-mode">simulatie-modus</a> voor automatisch archiveren de risico’s in een productie tenant vermindert, blijft het aanbevolen alle maatregelen voor informatieveiligheid, archivering en verwijdering, al dan niet geautomatiseerd, eerst in een test tenant te beproeven. Naast veiligheid van je implementatie kan je daarmee tevens voorzien in een veilige omgeving waar informatiebeheerders en recordsmanagers kennis en ervaring kunnen opdoen zonder brokken te maken.
Productie tenant – Let er op dat het nemen van archiveringsmaatregelen in Microsoft 365, afhankelijk van de gebruikte functionaliteit, al dan niet zichtbaar is voor de gebruikers in een organisatie. Het toepassen van retentielabels, of het nu handmatig of automatisch gebeurt, is beperkt zichtbaar door het slot-icoon bij de documentnaam. Alleen door zichtbaar maken van metadatawaarden in de bibliotheekweergave komen ook het retentielabel en andere archiveringsmetadata in beeld. Retentielabel toepassing is ook zichtbaar voor gebruikers in Outlook, bij geautomatiseerde of handmatige e-mailarchivering. Bij toepassing van bewaarbeleid (retention policies) daarentegen, op chat, email of documenten in OneDrive of SharePoint, zien gebruikers niets van de archivering zelf. Dus als je daarmee bijvoorbeeld mailbox-archivering in Exchange Online toepast, is het wel zo netjes alle medewerkers op de hoogte te stellen van de gevolgen. Dat ze niet braaf, maar vol-ko-men vergeefs <a href="https://nieuwscheckers.nl/een-e-mail-zorgt-niet-voor-evenveel-co2-als-een-plastic-tasje/">mailtjes-voor-het-milieu</a> zitten te deleten op hun vrijdagmiddag bijvoorbeeld.
 
NB aan het einde van dit jaar gebruik ik graag de gelegenheid om alle lezers te bedanken voor het lezen, waarderen en/of delen van mijn blog. Dank je wel! 

<hr />
Afbeelding: AI gegenereerd, Bing Image Creator
]]></content:encoded>
<wfw:commentRss>https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-5-essentiele-stappen-ter-voorbereiding-van-je-implementatie/feed/</wfw:commentRss>
<slash:comments>3</slash:comments>
</item>
<item>
<title>Microsoft 365 recordsmanagement – ESPC23</title>
<link>https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-espc23/</link>
<comments>https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-espc23/#respond</comments>
<dc:creator><![CDATA[Eric Burger]]></dc:creator>
<pubDate>Sun, 03 Dec 2023 13:52:12 +0000</pubDate>
<category><![CDATA[Microsoft365]]></category>
<category><![CDATA[recordsmanagement]]></category>
<category><![CDATA[SharePoint Online]]></category>
<category><![CDATA[Copilot]]></category>
<category><![CDATA[e-depot]]></category>
<category><![CDATA[Microsoft 365]]></category>
<guid isPermaLink="false">https://ericburger.nl/?p=4121</guid>
<description><![CDATA[ESPC is Microsofts Europese meerdaagse veel-meer-dan-SharePoint-alleen-conferentie, dit jaar in Amsterdam, 27-30 november. Als verwacht stond op ESPC23 veel in het teken van Copilot, Microsoft 365’s nieuwe intelligente assistent. Natuurlijk blijf ik graag naar dit alles kijken met een recordsmanagement & compliance bril op. En neem ik jullie graag mee in mijn highlights. Microsoft Copilot(-s) Om … <a class="" href="https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-espc23/"> Microsoft 365 recordsmanagement – ESPC23 Lees verder »</a>]]></description>
<content:encoded><![CDATA[ESPC is Microsofts Europese meerdaagse veel-meer-dan-SharePoint-alleen-conferentie, dit jaar in Amsterdam, 27-30 november. Als verwacht stond op <a href="https://www.sharepointeurope.com/">ESPC23</a> veel in het teken van Copilot, Microsoft 365’s nieuwe intelligente assistent. Natuurlijk blijf ik graag naar dit alles kijken met een recordsmanagement & compliance bril op. En neem ik jullie graag mee in mijn highlights.
<h4>Microsoft Copilot(-s)</h4>
Om meteen bij <a href="https://www.microsoft.com/en-us/copilot">Copilot</a> te beginnen: er is inmiddels niet één, maar een dusdanig groeiend aantal Copilots (meervoud) dat keynote sprekers geen sheet hadden die actueel genoeg was om ze allemaal te kunnen benoemen (<a href="https://www.linkedin.com/in/donasarkar/">Donna Sarkar</a>). Bedrijven en organisaties worden ook uitgedaagd om met <a href="https://www.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-copilot-studio">Microsoft Copilot Studio</a> te voorzien in hun eigen, doel- en procesgerichte specifieke AI assistent.
Gelukkig was daar ook <a href="https://office365itpros.com/2023/11/09/microsoft-365-copilot-compliance/">Tony Redmond</a>, die ons met een portie nuchterheid weer met beide benen op de grond wist te zetten. Onder heel veel meer (o.a. de hoge licentiekosten van minimaal een ton per jaar) wees hij op de kwaliteit van de data waaruit de AI assistent zal putten als je een vraag stelt. Het kwam in meer presentaties wel voorbij, maar er was dan vooral aandacht voor informatieveiligheid: Copilot zal antwoorden ophalen uit alle voor jou toegankelijke informatie. Dat is een risico op zichzelf, wanneer daar nog geen goede zorg voor is geweest. Maar inderdaad: de kwaliteit van informatie, in mijn OneDrive, in de SharePoint teamsites waar ik bij kan, in mijn mail en chat, in databases? De indrukwekkende demo’s reflecteren een ideale wereld en de resultaten zien er gelikt uit. Maar ‘in the real world, are your users and your data as perfect?’, aldus Redmond. Schrokken we in het verleden al bij de introductie van Microsoft Delve, dat hooguit suggesties deed voor documenten, Copilot consumeert die documenten en geeft inhoud daaruit terug.
AI assistenten inzetten betekent dat organisaties – juist ook die welke Teams/SharePoint slechts als een platform voor ‘samenwerking’ zagen – maatregelen moeten treffen om de betrouwbaarheid van informatie te verhogen. Bijvoorbeeld door zorgvuldige en tijdige verwijdering van verouderde informatie en documenten. En dat gebruikers moeten leren om AI gegeneerde resultaten te controleren en op waarde te schatten.
<h4>Microsoft 365 Recordsmanagement implementeren</h4>
Zorgvuldig beheerde informatie is er niet zomaar, ook niet in Microsoft 365. In een eendaagse workshop op ESPC23 over Microsoft recordsmanagement, toonden Joanne C. Klein en Martin Lingstuyl dat nog eens overtuigend aan. ‘There are no quick wins in recordsmanagement implementations’ stelde Klein vast. Maar ook: recordsmanagement in Microsoft 365, het kan en als compliance regels het vereisen moet het ook. Klein kwam met een uitputtend overzicht aan uitgangspunten, best practices en aanbevolen stappen (‘Having a SharePoint/Teams provisioning solution in place will help automate some retention controls and, in most cases, you can’t do it without one’). Veelal verpakt in de beste infographics (deels voor <a href="https://nexnovusconsulting-my.sharepoint.com/personal/joannecklein_nexnovus_com/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fjoannecklein%5Fnexnovus%5Fcom%2FDocuments%2FShared%20to%20Everyone%2FEnablement%20Strategy%20and%20Approach%20%2D%20DLM%20and%20RM%20%2D%20Joanne%20C%20Klein%2Epdf&parent=%2Fpersonal%2Fjoannecklein%5Fnexnovus%5Fcom%2FDocuments%2FShared%20to%20Everyone&ga=1">download hier</a>) die je je in een Purview recordsmanagement project of -beheer kan wensen. Lingstuyl vulde dit fraai aan met zijn <a href="https://www.blimped.nl/managing-and-applying-purview-retention-labels-using-code/">tutorials voor het scripten van recordsmanagement implementaties</a>. Beiden bevestigden ook dat het SharePoint team van Microsoft nog huiswerk heeft waar het de documentsets feature aangaat: documentsets zijn een zegen in processen met een zaakgerichte afhandeling, maar de doorontwikkeling en aansluiting op Purview’s recordsmanagement laat nog steeds te wensen over, bijvoorbeeld waar het de archivering – en op termijn vernietiging – van de container zelf aangaat.
<h4>Meer nieuws</h4>
Verder waren er leerzame presentaties over SharePoint Premium (vh. SharePoint Syntex, ook daar weer een naamswijziging), backup & restore, Microsoft search en provisioning. Ik kom er op terug. De beursvloer met tientallen softwarebedrijven had trouwens ook noemenswaardigs: onder heel veel meer waren daar onder andere de migratiespecialisten <a href="https://www.xillio.com/nl/">Xillio</a> en de provisioning oplossing <a href="https://www.orchestry.com/">Orchestry</a> (over beide ook een andere keer meer).
En: aantrekkelijk nieuws voor de archiefgemeenschap – en eindelijk een antwoord op de vrijwel wekelijkse vragen in mijn cursussen en sessies – is wel de zojuist gepresenteerde oplossing van Preservica: ‘<a href="https://preservica.com/preserve365">Preserve365</a>‘ kan via Purview retentielabels documenten, met metadata, automatisch naar een Preservica e-depot routeren. En naar wens ook weer in M365 search worden opgevraagd door gebruikers.
<hr />
foto: Eric Burger
]]></content:encoded>
<wfw:commentRss>https://ericburger.nl/recordsmanagement/microsoft-365-recordsmanagement-espc23/feed/</wfw:commentRss>
<slash:comments>0</slash:comments>
</item>
</channel>
</rss>

If you would like to create a banner that links to this page (i.e. this validation result), do the following:

Download the "valid RSS" banner.
Upload the image to your own server. (This step is important. Please do not link directly to the image on this server.)
Add this HTML to your page (change the image src attribute if necessary):

<a href="http://www.feedvalidator.org/check.cgi?url=https%3A//ericburger.nl/feed/"><img src="valid-rss-rogers.png" alt="[Valid RSS]" title="Validate my RSS feed" /></a>

If you would like to create a text link instead, here is the URL you can use:

http://www.feedvalidator.org/check.cgi?url=https%3A//ericburger.nl/feed/

Home · About · News · Docs · Terms